Бухгалтеру - про трудові книжки
Трудова книжка - основний документ про трудову діяльність працівника. Це встановлено п. 1.1 Інструкції №58. Розгляньмо порядок заповнення, внесення виправлень та змін у трудові книжки, оформлення трудових книжок у фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності (далі - ФО СПД), облік трудових книжок та видачу їх дублікатів.
Загальні положення
Трудові книжки ведуть на підприємстві, в установі, організації всіх форм власності або у фізичної
особи на всіх працівників, які працюють понад п’ять днів (у т. ч. осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників), за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подати трудову книжку, оформлену в установленому порядку (п. 1.3 Інструкції №58). Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку, військовий квиток (для військовослужбовців) та довідку про звільнення для осіб з місця відбування кримінального покарання. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуть тільки за місцем основної роботи. При цьому запис про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом і в трудовій книжці зазначається окремим порядком.
Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем, який вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що й трудова книжка. Без трудової книжки вкладиш недійсний.
Про кожен виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з написом "Виданий вкладиш", зазначаються його серія і номер1. Відповідно до п. 3.3 Інструкції №58, вкладиш, яким доповнено трудову книжку, видається нового зразка, незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового чи раніш установлених зразків 1938 і 1974 рр.). Нагадаємо, що постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. №301 затверджено нову форму бланка трудової книжки, яка є чинною з 1993 р. донині. Трудові книжки раніше встановленого зразка діють і нині, але обміну не підлягають згідно з п. 1.2 Інструкції №58.
1 При кожній наступній його видачі мають ставитися другий штамп i зазначатися серія i номер вкладиша.
Порядок заповнення
На підставі пунктів 2.1 та 4.1 Інструкції №58 трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами і засвідчуються окремо обидва тексти.
Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу (п. 2.2 Інструкції №58). До трудової книжки вносяться відомості після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку:
- про працівника: прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами), дата народження - на першій сторінці (титульному аркуші) у разі заповнення трудової книжки вперше. Ці відомості вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження. Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Потім першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка (п. 2.12 Інструкції №58);
- про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення - повинні здійснюватися у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону (п. 2.3 Інструкції №58). У разі звільнення трудова книжка заповнюється та видається у день звільнення. Слід пам’ятати, що при затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки 2;
- про нагородження і заохочення - про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, заохочення за успіхи у роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
- про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.
Згідно з п. 2.5 Інструкції №58, з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (типова відомча форма №п-2, затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 р. №277, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша) 3.
2 Про новий день звільнення видається наказ i вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому п. 2.10 Інструкції №58.3 Міністерства i відомства за згодою з відповідними галузевими профспілками можуть як виняток дозволити підприємствам, які працюють в умовах територіальної роз’єднаності (підпорядковані структурні підрозділи розташовані на великій відстані), проводити ознайомлення із записами, внесеними до трудової книжки, в заочному порядку шляхом направлення власником книжок відповідних повідомлень із наступною відміткою про це в особовій картці.
Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться.
Число, місяць і рік записують арабськими цифрами. Наприклад, якщо працівника було прийнято на роботу 11 березня 2004 року, то у графі 2 трудової книжки слід записати "11.03.2004". Усі записи виконуються акуратно, кульковою ручкою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів. Завіряються печаткою лише записи:
- про звільнення;
- про нагородження та заохочення.
Окремо розгляньмо внесення відомостей про роботу. У графі 3 розділу "Відомості про роботу" як заголовок пишеться повне найменування підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. Після цього у графі 3 записується: "Прийнятий або призначений до такого-то цеху, відділу, підрозділу, на дільницю, виробництво" із зазначенням його конкретного найменування, а також роботи, професії або посади і присвоєного розряду (див. зразок 1).
Зразок 1
| ТзОВ "Солодкі пряники" Прийнята бухгалтером у фінансовий відділ | Наказ від 11.03.2004 р. №3-к | ||||
| Переведена* на посаду головного бухгалтера | Наказ від 01.04.2004 р. №5-к | ||||
| * Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як i прийняття на роботу. | |||||
Пам’ятайте! Відповідно до п. 2.14 Інструкції №58, записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Державному класифікаторі України "Класифікатор професій ДК 003-95", затвердженому наказом Держстандарту України від 27.07.95 р. №257.
Відповідно до п. 2.15 Інструкції №58, якщо за час роботи працівника назва підприємства змінюється, то про це окремим рядком у графі 3 трудової книжки робиться запис, як показано у зразку 2.
Зразок 2
| ТзОВ "Солодкі пряники" з 1 квітня 2004 року перейменоване на ТзОВ "Прохолодні напої" | Наказ від 01.04.2004 р. №18 | ||||
Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у т. ч. підготовчих) вищих навчальних закладів (п. 2.16 Інструкції №58). Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування.
Відповідно до п. 2.18 Інструкції №58, до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком 4 з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:
а) про час служби у складі Збройних сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;
б) про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
в) про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених у п. 2.16 Інструкції №58 (див. вище);
г) про роботу як членів колгоспу - у тому разі, якщо чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;
д) про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. "є" ст. 56 Закону про пенсійне забезпечення, у т. ч. за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
е) безробітним особам запис про період одержання допомоги з безробіття заноситься до трудової книжки органом державної служби зайнятості населення.
4 Передбачені записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на підприємстві.
Відомості про нагородження і заохочення вносяться на підставі пунктів 2.23 та 2.24 Інструкції №58. Так, у розділ "Відомості про нагородження" вносять відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділ "Відомості про заохочення" - відомості про заохочення за успіхи у праці. Звертаємо увагу, що до трудових книжок не заносяться відомості про премії, які передбачені системою заробітної плати або виплата яких має регулярний характер.
Якщо трудову книжку заповнюють при звільненні, то записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю і пункт закону (див. зразок 3).
Зразок 3
| Звільнена за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України | Наказ від 31.03.2004 р. №6-к | ||||
| або | |||||
| Звільнена у зв’язку з прогулом без поважних причин, п. 4 ст. 40 КЗпП України | Наказ від 29.03.2004 р. №4-к | ||||
| або | |||||
| Звільнена за скороченням штатів, п. 1 ст. 40 КЗпП України | Наказ від 01.04.2004 р. №7-к | ||||
Пам’ятайте! Днем звільнення вважається останній день роботи (п. 2.26 Інструкції №58).
У разі переведення з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записують посилання на погодження, наприклад: "Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу у ТзОВ "Соки України", п. 5 ст. 36 КЗпП України".
Виправлення та зміна записів
Виправлення вносять у разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення або про нагородження та заохочення. Вносить виправлення власник або уповноважений ним орган підприємства, де було зроблено відповідний запис. При цьому власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику необхідну допомогу у цьому.
Зауважимо, що виправлені відомості мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження 5.
5 У разі втрати наказу чи розпорядження або невiдповiдностi їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. Покази свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.
Звертаємо увагу, що у графі 3 трудової книжки (або розділі відомостей про роботу, переведення тощо, які зазначені у вкладиші) закреслення внесених раніше неточних або неправильних записів не допускається. Наприклад, якщо треба змінити запис у графі 3 (відомості про роботу), то після зазначення відповідного порядкового номеру, дати, у графі 3 робиться запис, як показано на зразку 4.
Зразок 4
| Запис за №1 недійсний. Прийнята за професією "секретар" | Наказ* від 11.03.2004 р. №3-к | ||||
| * У графі 4 повторюються дата i номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого було неправильно внесено до трудової книжки. | |||||
У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, встановленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення.
А ось зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження здійснюється на підставі п. 2.13 Інструкції №58. Таку зміну вносить власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів. Зазначені зміни вносять на першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище і записується нове з посиланням на свідоцтво про шлюб на внутрішньому боці обкладинки та завіряються підписом керівника підприємства або печаткою відділу кадрів.
Трудові книжки у фізосіб-СПД
Відповідно до п. 2.20-1 Інструкції №58, трудові книжки зберігаються безпосередньо у працівників у випадках, якщо:
- вони працюють на умовах трудового договору у ФО СПД без створення юридичної особи з правом найму;
- вони працюють у фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо).
Зазначені вище фізичні особи роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості. Нагадуємо, що форму трудового договору між працівником та фізичною особою та порядок його реєстрації затверджено наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 р. №260. Так, згідно з п. 8 цього Порядку, записи про реєстрацію та зняття з реєстрації трудового договору дають право фізичній особі внести записи до трудової книжки працівника про прийняття та звільнення його з роботи (див. зразок 5).
Зразок 5
| Прийнята бухгалтером за трудовим договором від 11.03.2004 р. №6, зареєстрованим у державній службі зайнятості Голосіївського району м. Києва | Трудовий договір №6, зареєстрований 11.03.2004 р. | ||||
| Звільнена з роботи за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України | Трудовий договір №6 знято з реєстрації 01.04.2004 р. | ||||
Після внесення фізичною особою записів до трудової книжки їх засвідчує підписом і печаткою посадова особа органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір.
Дублікат трудової книжки
Відповідно до п. 5.1 Інструкції №58, особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. У такому випадку власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нового зразка) з написом "Дублікат" у правому верхньому кутку першої сторінки не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення - в інші строки. Також дублікат трудової книжки (або вкладиш до неї) видається особі за останнім місцем роботи, якщо її трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. ін.) на підставі пп. 5.5 Інструкції №58. При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться запис "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.
Дублікат трудової книжки або вкладиша до неї заповнюють за загальними правилами. Розгляньмо поетапно заповнення дубліката трудової книжки у випадку, якщо особа, яка до влаштування на останнє підприємство вже працювала, загубила трудову книжку (див. схему 1).
Схема 1
* Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу i на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки. Відповідно до п. 5.4 Інструкції №58, не зазначаються у підсумованому загальному стажі роботи, а записуються окремим рядком із посиланням на дату, номер i найменування відповідних документів (крім відомостей, що передбачені у п. 2.18 Інструкції №58), такі записи:
а) про час перебування у народному ополченні та партизанських загонах із зазначенням дати зарахування i дати звільнення зі служби;
б) про роботу як члена артілі промислової кооперації.** Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій здійснюється за бажанням працівника.
Облік трудових книжок 6
Згідно з п. 6.3 Інструкції №58, власник або уповноважений ним орган зобов’язані постійно мати в наявності необхідну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них. Так, при виписуванні трудової книжки (або вкладиша до неї) або дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості на підставі п. 6.1 Інструкції №58. Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
6 Питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання i обліку, регулюються Постановою Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. №301 "Про трудові книжки працівників", Інструкцією №58 та іншими актами законодавства.
У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки (або вкладиша до неї), а також псування бланків внаслідок недбалого зберігання підприємство оплачує вартість зіпсованих бланків.
Звертаємо увагу, що трудові книжки та їх дублікати, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їх дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення цього терміну їх можна знищити в установленому порядку.
Відповідно до п. 7.1 Інструкції №58, на підприємстві ведуться книги обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок, затверджені наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 р. №277, а саме:
а) книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них (форма №п-9). До неї вносяться всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Ця книга ведеться бухгалтерією підприємства;
б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (форма №п-10) ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову.
Пам’ятайте: у разі одержання трудової книжки у зв’язку зі звільненням працівник розписується в особистій картці і в книзі обліку.
Обидві книги мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.
Згідно з п. 7.2 Інструкції №58, бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, яка є відповідальною за ведення трудових книжок. Після закінчення кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них 7.
7 На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок i вкладишів до них складається акт за формою №п-11, затвердженою наказом Міністерства статистики України від 27.10.95 р. №227.
Оскільки бланки трудових книжок і вкладишів до них є документами суворої звітності, то в податковому обліку ми їх розглядаємо як матеріальні цінності (з проведенням коригування їх вартості за п. 5.9 Закону про прибуток). Облік бланків суворої звітності ведеться на позабалансовому рахунку 08 "Бланки суворої звітності". Але крім позабалансового рахунка, облік бланків суворої звітності ведеться й на балансовому рахунку, наприклад 209 "Інші матеріали". Розгляньмо приклад.
Підприємство "Пивоп’ю" у березні 2004 року придбало 5 трудових книжок та вкладишів до них на суму 60,00 грн (в т. ч. ПДВ - 10,00 грн). Цього ж місяця одну трудову книжку виписано працівнику. Утаблиці 1 розглянемо бухгалтерський та податковий облік цих операцій.
Таблиця 1
| Перераховано кошти за трудові книжки та вкладиші до них | 631 641 | 311 644 | 60,00 10,00 | - - | 50,00 - |
| Отримано бланки суворої звітності | 209 644 | 631 631 | 50,00 10,00 | - - | - - |
| Врахована сума на позабалансовому рахунку | 08 | - | 50,00 | - | - |
| Працівник вніс вартість трудової книжки до каси підприємства | 301 377 | 377 641 | 6,00 1,00 | 5,00 | - |
| Працівникові видано трудову книжку | 377 | 209 | 5,00 | - | - |
| Списано вартість виданої трудової книжки з позабалансового рахунка | - | 08 | 5,00 | - | - |
Відповідальність
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації відповідно до п. 4 Постанови КМУ від 27.04.93 р. №301 "Про трудові книжки працівників". За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність. Відповідно до ст. 265 КЗпП, особи, винні в порушенні законодавства про працю, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством. На підставі ст. 41 КпАП порушення вимог законодавства про працю (в т. ч. порушення ведення трудових книжок) тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності та громадян - суб’єктів підприємницької діяльності від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Такої ж думки дотримується Міністерство праці в листах від 02.08.2000 р. №24-41-1111 та від 07.08.2000 р. №18-3105 8.
8 Див. "Документи для роботи" №3/2001 та №50/2000 відповідно.ВажливоДо трудової книжки вносяться відомості про працівника, про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, про нагородження і заохочення, про відкриття, використані винаходи і рацпропозиції. Відомості про стягнення до трудової книжки не заносяться.Якщо трудову книжку заповнюють при звільненні, записи про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю і пункт закону. Днем звільнення вважається останній день роботи.Трудові книжки зберігаються безпосередньо у працівників, якщо вони працюють на умовах трудового договору у ФО СПД без створення юридичної особи з правом найму або у фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг.Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, яка є відповідальною за ведення трудових книжок.Нормативна база
1. КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р.2. КпАП - Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. №8073-Х.3. Закон про пенсійне забезпечення - Закон України від 05.11.91 р. №1788-ХІІ "Про пенсійне забезпечення".4. Інструкція №58 - Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.93 р. №58.
Тетяна МОЙСЕЄНКО, «Дебет-Кредит»
Немає коментарів:
Дописати коментар