Розрахунок відпускних (середня зарплата, порядок, приклади, компенсація)

 Як правильно виплатити відпускні? Коли треба виплачувати? Скільки? Як розрахувати відпускні? Як відобразити їх у бухгалтерському обліку? Як оподатковуються відпускні? Коли працівник підприємства чи підприємця збирається у відпустку, саме ці питання стають головними для бухгалтера або підприємця. Відповіді на них знайдуться у цій темі.

Основні нормативно-правові документи, що регулюють розрахунок та виплату відпускних

1. Кодекс законів про працю
2. Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 №504/96-ВР.
3. Закон України «Про оплату праці» від 24.03.95 №108/95-ВР.
4. Постанова КМУ «Про затвердження Порядку обчислення середньої заробітної плати» від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100).

Які бувають відпустки та коли працівник отримує на них право?

Які існують види відпусток? Скільки вони можуть тривати? Хто має право на відпустку? Коли працівник отримує право на відпустку? А також чи існує відповідальність за ненадання відпусток ви можете почитати у статті Відпустки. Види та право надання.

Як розрахувати відпускні (загальна формула)?

Згідно пункту 7 Порядку №100 відпускні розраховуються шляхом ділення сумарного заробітку за розрахунковий період на кількість календарних днів розрахункового періоду. Одержаний результат перемножується на число календарних днів відпустки У вигляді формули це можна представити так:

В = З.П.ср. * Ккд, де

В – сума відпускних;
З.П.ср. – середньоденна заробітна плата за розрахунковий період;
Ккд – кількість календарних днів, що припадають на час відпустки.

Загальна формула розрахунку заробітної плати

Загальну формулу розрахунку середньої заробітної плати в цілях розрахунку відпускних можна представити в наступному вигляді:

З.П.ср. = З.П.з.п. / Кд.п.,

де З.П.з.п. – загальна сума заробітної плати за розрахунковий період;
Кд.п. – кількість календарних днів у розрахунковому періоді.
Саме розрахунку середньої заробітної плати і присвячена більша частина цієї теми.

Визначення розрахункового періоду, для розрахунку середньої заробітної плати

Розрахунковим періодом для визначення середньої заробітної плати для розрахунку відпускних є (пункт 2 Порядку №100):
12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки. Наприклад, якщо працівник йде у відпустку з 15 січня 2013 року, розрахунковим періодом буде період з січня по грудень 2012 року.
Фактичний час роботи, з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка. Наприклад, працівник прийнятий на роботу 2 січня 2013 року та йде у відпустку з 20 червня 2013 року. Розрахунковим періодом буде період з 01 лютого по 31 травня 2012 року.
Фактично відпрацьований час, якщо робітник відпрацював менше двох календарних місяців. Наприклад.
Якщо протягом останніх двох календарних місяців працівник не працював, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за попередні два місяці роботи.
Якщо працівник не мав заробітку протягом 4 календарних місяців, що передують відпустці, розрахунки проводяться виходячи з установлених йому в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу.

Які періоди не включаються до розрахункового періоду для розрахунку відпускних?

Згідно пункту 2 Порядку №100 час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. Це можуть бути, наприклад, наступні дні:

1. святкові;
2. неробочі;
3. час простою підприємства;
4. відпустка без збереження заробітної плати;
5. та інші.

Які дні вважаються святковими чи неробочими в Україні?

Перелік святкових і неробочих днів наведений у статті 73 Кодексу законів про працю:

1. 1 січня - Новий рік
2. 7 січня - Різдво Христове
3. 8 березня - Міжнародний жіночий день
4. 1 і 2 травня - День міжнародної солідарності трудящих
5. 9 травня - День Перемоги
6. 28 червня - День Конституції України
7. 24 серпня - День незалежності України.
8. один день (неділя) - Пасха (Великдень)
9. один день (неділя) - Трійця.

Усього 10 днів. Тобто, якщо розрахунковим періодом є рік (365 чи 366 днів), то за вирахуванням святкових і неробочих днів кількість днів становить 365(366) — 10 днів = 355(356).

Виплати, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати для розрахунку відпускних

Перелік виплат, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати наведений у пункті 3 Порядку №100:

1. основна заробітна плата;
2. доплати і надбавки (за надурочну роботу та роботу в нічний час; суміщення професій і посад; розширення зон обслуговування або виконання підвищених обсягів робіт робітниками-почасовиками; високі досягнення в праці (високу професійну майстерність); умови праці; інтенсивність праці; керівництво бригадою, вислугу років та інші);
3. виробничі премії та премії за економію конкретних видів палива, електроенергії і теплової енергії;
4. винагорода за підсумками річної роботи та вислугу років тощо.

Яким чином включаються до розрахунку середньої заробітної плати премії?

Премії включаються у розрахунок у частині, що відповідає кількості місяців у розрахунковому періоді. Тобто, якщо премія була виплачена за 6 місяців, а на розрахунковий період підпадає тільки 3 з них, то у розрахунку середньої заробітної плати бере участь лише половина премії. 
Винагорода за підсумками річноі роботи або за вислугу років включається до розрахунку шляхом додавання до кожного місяця розрахункового періоду 1/12 суми винагороди. Наприклад: Працівника взяли на роботу з 01.10, та виплатили річну винагороду у січні. Якщо він йде у відпустку у червні, то щорічна винагорода включається у розрахунок у частині 7/12 всієї суми.

Місячна премія нарахована за попередній місяць. До якого періоду вона включаєтться?

Згідно абзацу 1 пункту 3 Порядку №100 премії включаються в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. Наприклад щомісячна премія нарахована у липні за попередній місяць, тобто а червень. При цьому липень попадає у розрахунковий період для розрахунку відпускних, а червень ні. На підставі пункту 3 Порядку №100 ця премія попадає в розрахунок.

Які виплати не включаються до розрахунку середньої заробітної плати?

Перелік таких виплат наведений у пункті 4 Порядку №100. Він занадто довгий, щоб його вказувати тут. Тому, кому цікаво, читаємо перелік у Порядку. 

Яким чином включаються до розрахунку всі виплати? З урахуванням утриманих податків та ЄСВ чи без?

До розрахунку середньої заробітної плати включається нарахована заробітна плата, тобто з неї не вираховуються податок на доходи фізичних осіб та єдиний соціальний внесок.

Чи включаються до розрахунку відпускних лікарняні?

Згідно абзацу 4 пункту 3 Порядку №100 до фактичного заробітку включаються виплати за час, протягом якого працівнику зберігається середній заробіток (за час попередньої щорічної відпустки, виконання державних і громадських обов'язків, службового відрядження тощо), та допомога у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю.
Тобто в цілях розрахунку середньої заробітної плати для визначення суми відпускних до розрахунку включаються суми лікарняних.

Чи включаються до розрахунку відпускних, суми відпускних. Що були виплачені за попередню відпустку?

Наприклад, працівник йде у відпустку з 15 січня 2013 року. Розрахунковим періодом для нього є період з 01 січня по 31 грудня 2012 року. При цьому у 2012 році працівник був у щорічній відпустці та йому були нараховані відпускні 3000 грн. Вони включаються до розрахунку відпускних на підставі абзацу 4 пункту 3 Порядку №100.

Загальний порядок надання відпустки

Як визначити тривалість відпустки, якщо на період відпустки припадають святкові дні?

Згідно пункту 7 Порядку №100 святкові та неробочі дні (стаття 73 Кодексу законів про працю України), які припадають на період відпустки, у розрахунок тривалості відпустки не включаються і не оплачуються. Тобто, якщо працівник має йти у відпустку на 15 календарних днів та на цей період припадає святковий день, загальна тривалість відпустки збільшується на цей святковий день. Тобто, працівник буде фактично відпочивати не 15, а 16 календарних днів з урахуванням цього святкового дня.

В які строки слід виплатити відпускні?

Статтею 21 Закону України "Про відпустки" встановлено, що заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку.
Незалежно від тривалості наданої відпустки (24, 48 тощо календарних днів), її оплата провадиться у зазначеному порядку, тобто, за три дні до початку відпустки. Додатково читайте Лист Мінпраці від 09.12.2011 №1105/13/81-11.

Порядок виплати грошової компенсації за невикористану відпустку при звільненні

Необхідність виплати грошової компенсації за невикористану відпустку обумовлена Кодексом Законів про Працю та Законом «Про відпустки».
Відповідно до статті 83 Кодексу Законів про Працю та статті 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР: «У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей.»

Як розрахувати грошову компенсацію за невикористану відпустку при звільненні?

Розрахунок грошової компенсації за невикористану відпустку аналогічний розрахунку звичайних відпускних. Труднощі викликає лише розрахунок кількості днів відпустки, яка належить працівнику та за які йому необхідно виплатити компенсацію. Яким чином розрахувати суму грошової компенсації за невикористану відпустку із прикладами читайте у статті на блозі

Приклади розрахунку відпускних

Найпростіший приклад розрахунку відпускних

Працівник йде у відпустку з 15 січня на 15 календарних днів. Розрахунковим періодом є попередній рік з 01 січня по 31 грудня. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді складає 355 (365 – 10 святкових та неробочих днів). Заробітна плата працівника складає 2000 грн.

Місяць	Кількість календарних днів місяця	Кількість днів, які включаються до розрахунку	Примітка
Січень	31	29	Не включається 2 святкових дня – 1 та 7 січня
Лютий	28	28
Березень	31	30	Не включається 1 святковий день – 8 березня
Квітень	30	29	Не включається 1 святковий день – Великдень.
Травень	31	28	Не включається 3 святкових дня – 1, 2 та 9 травня
Червень	30	28	Не включається 2 святкових дня – Трійця та 28 червня.
Липень	31	31
Серпень	31	30	Не включається 1 святковий день – 24 серпня
Вересень	30	30
Жовтень	31	31
Листопад	30	30
Грудень	31	31
Всього	365	355

Середньоденна заробітна плата складає (2000 * 12)/355=67,61 грн.
Сума відпускних дорівнює 67,61*15=1014,15 грн.

Лікарняний у розрахунковому періоді. Розрахунок відпускних

Працівник йде у відпустку з 15 січня на 15 календарних днів. Розрахунковим періодом є попередній рік з 01 січня по 31 грудня. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді складає 355 (365 – 10 святкових та неробочих днів). Заробітна плата працівника складає 2000 грн. 
При цьому у грудні працівник був на лікарняному 15 календарних днів і йому нараховано лікарняні в сумі 800 грн. та заробітна плата за іншу половину місяця 1000 грн. Ітого 1800 грн. за грудень.
Згідно абзацу 4 пункту 3 Порядку №100 лікарняні включаються до розрахунку середньоденної заробітної плати в цілях нарахування відпускних.
Середньоденна заробітна плата складає ((2000*11)+(1000+800))/355=23800/355= 67,04 грн.
Відпускні складають 67,04*15= 1005,6 грн.

Відпустка без збереження заробітної плати у розрахунковому періоді. Розрахунок відпускних

Працівник йде у відпустку з 15 січня на 15 календарних днів. Розрахунковим періодом є попередній рік з 01 січня по 31 грудня. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді складає 355 (365 – 10 святкових та неробочих днів). Заробітна плата працівника складає 2000 грн. 
При цьому у грудні працівник був у відпустці без збереження заробітної плати 15 календарних днів. Заробітна плата за іншу половину місяця 1000 грн.
Згідно пункту 2 Порядку №100 час, протягом якого працівник не працював і за ним не зберігався заробіток, виключається з розрахункового періоду. Відповідно, розрахунковий період зменшується на 15 календарних днів, протягом яких працівник був у відпустці.
Середньоденна заробітна плата складає (2000*11+1000)/(355-15)=23000/340=67,65 грн.
Сума відпускних 67,65*15=1014,75 грн.

Премія за рік у розрахунковому періоді. Розрахунок відпускних

Працівник йде у відпустку з 15 липня 2013 року на 15 календарних днів. Розрахунковим періодом є період з 01 липня 2012 року по 30 червня 2013 року. Кількість календарних днів у розрахунковому періоді складає 355 (365 – 10 святкових та неробочих днів). Заробітна плата працівника складає 2000 грн. У січні 2013 працівнику нарахована премія за 2012 рік в розмірі 8000 грн.
Згідно пункту 3 Порядку №100 одноразова винагорода за підсумками роботи за рік включається до середнього заробітку шляхом додавання до заробітку кожного місяця розрахункового періоду 1/12 винагороди, нарахованої в поточному році за попередній календарний рік.
Оскільки розрахунковим періодом є 12 календарних місяців, то у розрахунку бере участь вся сума премії. Якщо розрахунковим періодом був би період менше 12 місяців, то сума премії ділилася би на 12 та помножувалася би на кількість місяців розрахункового періоду.
Середньоденна заробітна плата складає (2000*12+8000)/355=32000/355= 90,14 грн.
Відпускні складають 90,14*15= 1352,1 грн.

Відпустка для догляду за дитиною у розрахунковому періоді. Розрахунок відпускних

Працівниця перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3х років. Після її закінчення вона одразу бере щорічну відпустку на 15 календарних днів. Фактично, за розрахунковий період працівниця не мала заробітку. Тому її середньоденна заробітна плата розраховується відповідно до пункту останнього абзацу пункту 4 Порядку №100, згідно якого розрахунки проводяться виходячи з установлених працівнику в трудовому договорі тарифної ставки, посадового (місячного) окладу. Оклад працівниці складає 1500 грн. на місяць.
Середньоденна зарплата складає (1500*12)/355= 50,70 грн.
Відпускні складають 50,70*15= 760,5 грн.

Оподаткування відпускних та відображення їх у звітності

Оподаткування сум відпускних та обкладення їх єдиним соціальним внеском

В цілях оподаткування відпускні прирівнюються до заробітної плати, а тому оподатковуються податком на доходи фізичних осіб та обкладаються єдиним соціальним внеском у загальному порядку. При цьому, залежно від того, за який період нараховуються та виплачуються відпускні, в оподаткуванні є певні особливості.

Відпускні нараховані та виплачені в одному місяці

Наприклад. Працівник йде у відпустку з 10 числа на 15 календарних днів. Сума відпускних складає 1000 грн. Утримання та нарахування складають:
1000-3,6% (ЄСВ)= 964 грн.
964-15% (ПДФО)= 819,4 грн.
1000*38% (припустимо, що для нарахування ЄСВ встановлена ставка 38%)=380 грн.

Відпускні нараховуються за два місяці

Наприклад. Працівник йде у відпустку з 25 січня по 10 лютого. Сума відпускних складає 10 000 грн. На січень приходиться 7 календарних днів, а на лютий – 10 днів. Оподатковувати ПДФО та обкладати ЄСВ треба суми за січень та лютий окремо.

Перехідні відпускні та податкова соціальна пільга

Згідно пункту 169.4.1 Податкового кодексу якщо платник податку отримує доходи у вигляді заробітної плати за період відпустки, то з метою визначення граничної суми доходу, що дає право на отримання податкової соціальної пільги, та в інших випадках їх оподаткування, такі доходи (їх частина) відносяться до відповідних податкових періодів їх нарахування.
Якщо брати умови попереднього прикладу, то для прийняття рішення щодо застосування чи не застосування до заробітної плати працівника податкової соціальної пільги до січня відноситься сума (10 000/17)*7= 4117,65 грн., а до лютого відноситься сума (10000/17)*10= 5882,35 грн.

Коли ПДФО та ЄСВ з сум відпускних сплачувати до бюджету?

Незважаючи на те, що відпускні можуть відноситися до різних періодів, сплачувати до бюджету їх потрібно у загальному порядку, тобто при їх виплаті.

Чи відносяться відпускні до складу витрат платників податку на прибуток або підприємців на загальній системі оподаткування?

В цілях оподаткування суми відпускних прирівнюються до заробітної плати, а заробітна плата відноситься до складу витрат на підставі пунктів 138.8.2, 138.8.5, 138.10.2, 138.10.3 Податкового кодексу (в залежності від того, в якому напрямку працює найманий робітник).

Відображення відпускних у звіті за формою 1дф

Оскільки суми відпускних є заробітною платою у формі 1дф вони відображаються з ознакою доходу 101.

Як відображати у формі 1дф перехідні відпускні?

Наприклад, працівник пішов у відпустку з 20 березня по 10 квітня. У податковому розрахунку за формою 1дф за який квартал відображати нарахування відпускних? За перший квартал? Чи частину за перший а частину за другий? Відповідь на це питання читайте у цій статті на блозі http://byhgalter.com/perexidni-vidpuskn ... formi-1df/ .

Грошова компенсація за невикористану відпустку при звільненні. Приклад розрахунку

Сьогоднішній пост із рубрики «Відповіді на запитання читачів». Для початку саме питання:

Добрий день! В мене є дуже важливе питання , відповідь на яке сама знайти не можу. У нас на підприємстві дуже часто при виході у відпустку основних працівників , тимчасово приходять люди , терміном на 24-30 днів . При звільненні ми маємо їм виплачувати компенсацію за невикористану відпустку чи ні? Якщо так , то як правильно її розрахувати за такий малий термін роботи? Заздалегідь вдячна!

Необхідність виплати грошової компенсації за невикористану відпустку обумовлена Кодексом Законів про Працю та Законом «Про відпустки».

Відповідно до статті 83 Кодексу Законів про Працю та статті 24 Закону України «Про відпустки» від 15.11.1996 №504/96-ВР: «У разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей.»

Отже, скільки би працівник не працював, він має право на грошову компенсацію за дні невикористаної відпустки.

Визначення кількості днів невикористаної відпустки

Статтею 6 Закону «Про відпустки» визначено загальну тривалість щорічної відпустки для працівників за відпрацьований робочий рік. Щорічна відпустка не може бути менше, ніж 24 календарних дні. Отже, якщо працівник відпрацював цілий календарний рік, то при звільнені він має право отримати компенсацію за 24 дні невикористаної відпустки.

В нашому випадку, робітники працюють 24 — 30 календарних дні. Для прикладу, візьмемо середнє значення — 27 днів. Просто, якщо ми візьмемо 30 днів, то розрахунок компенсації за невикористану відпустку буде дуже простий. Отже, нам треба розрахувати, на скільки днів щорічної відпустки має право робітник, який відпрацював 27 календарних днів.

Складаємо пропорцію:

355 — 24;

27 — х.

х = (27 * 24) / 355 = 1,83

Округляємо до цілих та отримуємо два дні невикористаної щорічної відпустки. За ці два дні нам слід виплатити компенсацію. Також, слід зазначити, що 355 днів — це кількість днів у розрахунковому періоді. 365 днів року зменшуємо на вихідні та неробочі дні, перелік яких наведено у ст.73 Кодексу законів про працю.

Розрахунок компенсації за невикористану відпустку при звільненні

Для того, щоб розрахувати розмір компенсації за невикористану відпустку, необхідно розрахувати середньоденну заробітну плату робітника за розрахунковий період та помножити її на кількість днів невикористаної відпустки. Нормативний документ, який регулює розрахунок середньої заробітної плати затверджено Постановою КМУ №100 від 08.02.1995 року. Про розрахунок середньоденної заробітної плати дуже докладно та з прикладами було написано у статті про порядок та приклади розрахунку сум відпускних. Кому інтересно, обов’язково її почитайте.

У цьому пості лише розрахуємо середньоденну заробітну плату для нашого прикладу.

Визначаємо розрахунковий період. Наш випадок підпадає під третій абзац пункту 2 Постанови №100: «Працівникам, які пропрацювали на підприємстві, в установі, організації менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час». Тобто розрахунковим періодом для нас будуть ці самі 27 календарних днів.

Визначаємо суму заробітної плати за розрахунковий період. В нашому випадку все дуже просто. А от якщо б, наш розрахунковий період складався з декількох місяців та в нього входили лікарняні або відпустка без збереження заробітної плати, то все було б дещо складніше. Про ці нюанси можна почитати у статті про відпускні за посиланням вище. Нехай, за 27 відпрацьованих календарних днів ми заплатили працівнику 1 200,00 грн.

Визначаємо середньоденну заробітну плату та суму компенсації. 1 200,00 / 27 = 44,44 грн. — це середньоденна заробітна плата працівника. 44,44 * 2 = 88,88 грн. — сума грошової компенсації за невикористану відпустку.

Як бачимо, все дуже просто.

                                                                            За матеріалами сайту byhgalter.com

Відпустки. Види та право надання

Продовжуємо величезну тему заробітної плати та занурюємося глибше у хитросплетіння та особливості, які необхідно знати для того, щоб вміти правильно розраховувати заробітну плату найманих працівників. У попередній статті була висвітлена така суперечлива та актуальна тема, як податкова соціальна пільга. Далі на черзі йдуть відпустки. Як виявилося, це досить обширна тема, та іі доведеться розділити на декілька статей.

Почати треба із загальних питань, що стосуються відпусток. Хто має право на відпустку? За яких умов можуть надаватися відпустки? Які види відпусток бувають? Саме цим питанням я приділю увагу у цій статті.

Почнемо, звичайно, з нормативних документів, що так чи інакше відповідають за відпустки.

Головний документ – це, звичайно, Конституція України, стаття 45 якої свідчить: “Кожен, хто працює, має право на відпочинок”. Ці слова мають на увазі під собою надання щотижневого відпочинку, надання щорічних оплачуваних відпусток, скорочення тривалості робочого дня для окремих професій та категорій працівників тощо. Стаття 45 дає узагальнююче право на відпочинок всім працівникам. Нас цікавлять конкретно надання відпусток та їх різновиди.

Далі звертаємося до Кодексу Законів про працю. Статті 74 – 84 в узагальнюючому вигляді визначають види відпусток, іх тривалість та умови надання. Більш конкретну інформацію щодо цього нам дає Закон “Про відпустки”.

Стаття 2 визначає, що кожен громадянин, або іноземний громадянин, що перебуває у трудових відносинах із підприємствами, незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевоі приналежності, або працює за трудовим договором у фізичноі особи, має право на відпустки.

Ключові слова у данному випадку “перебуває у трудових відносинах”. Основним документом, що регулює трудові відносини працівника з работодавцем,  є трудовий договір, або його різновид – контракт. Деякі різновиди цивільно-правових договорів передбачають виконання робіт або надання послуг. Проте такі трудові відносини не можуть мати характер постійних, а тому робота за цивільно-правовими договорами не можу розглядатися для надання відпусток.

Отже, переходимо до видів відпусток. Згідно Закону “Про відпустки” іх поділяють:

1. Щорічна відпустка, яка в свою чергу поділяється на:

-         основна відпустка. Надається найманим працівникам, якщо вони працювали не менш ніж рік. Тривалість основної відпустки повинна бути не менш ніж 24 календарних дні. Також є окремі категоріі працівників, відпустка яких повинна бути більш ніж 24 дні. Ці категорії прописані у статті 6 Закону. Це такі категорії, як шахтарі, рятувальники, працівники лісового господарства тощо.

-         додаткова відпустка, за роботу із шкідливими та важкими умовами праці. Кабінетом Міністрів Украіни затверджено Список (4), який визначає працівників, що підпадають під цю категорію. Конкретна тривалість відпустки встановлюється колективним чи трудовим договором.

-         додаткова відпустка за особливий характер роботи. Тут також треба керуватися Списком (4). Тривалість такої відпустки визначається колективним або трудовим договором, в залежності від часу роботи конкретного працівника у важких умовах. Така відпустка може тривати до 35 днів для працівників, які виконують роботи пов’язану із додатковим нервово-емоційним та інтелектуальним навантаженням, або у складних географічних та геологічних умовах; або до 7 днів для працівників із ненормованим робочим днем.

-         інші.

2. Додаткові відпустки, у зв’язку з навчанням.

Такі відпустки надаються працівникам, що здобувають середню освіту, навчаються у професійно-технічних закладах, у вищих навчальних закладах, закладах післядипломної освіти та аспірантури. Тривалість таких відпусток залежить від причин для іі надання та виду навчального закладу, у якому здобуває освіту працівник.

3. Творча відпустка.

Може надаватися працівникам, що пишуть дисертаційні роботи, підручники тощо.

4. Соціальні відпустки, які в свою чергу бувають:

- відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Тривалість відпустки становить до 70 календарних днів перед пологами та 56 днів – після пологів. Відпустка після пологів може бути подовжена до 70 днів, у зв’язку із ускладненнями пологів.

- відпустка для догляду за дитиною, до досягнення нею трирічного віку. За бажанням матері, після закінчення відпустки після пологів, ій може бути надана відпустка для догляду за дитиною, до досягнення нею трирічного віку.

- додаткова відпустка працівникам, які мають дітей. Така відпустка може надаватися жінці, яка має дві або більше дитини до 15 років, або дитину-інваліда, одинокій матері або батьку. Тривалість такої відпустки складає 10 днів без урахування святкових та неробочих днів.

5. Відпустки без збереження заробітної плати.

Основна та додаткові щорічні відпустки, відпустки у зв’язку із навчанням, творча відпустка та додаткова відпустка працівникам, які мають дітей виплачуються за рахунок коштів підприємства або за рахунок коштів фізичноі особи. Допомога по вагітності та пологах, та догляд за дитиною до досягнення нею трирічного віку проводиться за рахунок коштів державного соціального страхування.

Відповідальність за ненадання відпусток.

Порушення вимог законодавства про працю та охорону праці тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств та громадян – суб’єктів підприємницької діяльності від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 510 до 1700 гривень (ст.41 Кодексу про адміністративні правопорушення).

Як бачимо, кожен працівник має право на відпустки із збереженням заробітної плати, незалежно від того чи працює він на підприємстві або у фізично особи. Таке право йому надає Конституція Украіни, Кодекс Законів про Працю, та Закон “Про відпустки”.

Перелік використаних джерел.

1. 1. Конституція Украни вiд 28.06.1996  № 254к/96-ВР.
2. 2. Кодекс Законів про Працю вiд 10.12.1971  № 322-VIII.
3. 3. Закон Украіни “Про відпустки” вiд 15.11.1996  № 504/96-ВР.
4. 4. Постанова КМУ “Про затвердження Списків виробництв, робіт, цехів, професій і посад, зайнятість працівників в яких дає право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами праці та за особливий характер праці” від 17 листопада 1997 р. N 1290.
5. 5. Кодекс про адміністративні правопорушення вiд 07.12.1984  № 8073-X.

Працівник у відпустці. Хто працює за нього?

Літо. Працівники у відпустках. Деякі — у відрядженні. А ще — відсутні через хворобу. Доводиться розподіляти обов’язки тимчасово відсутніх поміж іншими працівниками підприємства. Спробуймо з’ясувати, яким чином це краще зробити на підприємствах недержавної форми власності. Також розгляньмо деякі особливості тимчасової відсутності директора та головного бухгалтера.

Потрібна згода працівника

Одразу наголосимо, що право власника розширити коло обов’язків працівника обмежене, як зазначає Мінпраці в листі від 08.08.2005 р. №06-2/196. Згідно зі ст. 31 КЗпП «власник або уповноважений ним орган не має права вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором». Розширити коло обов’язків можна лише двома способами: або отримати згоду працівника (частина перша ст. 33 КЗпП), або (за наявності підстав) використати порядок, встановлений частиною третьою ст. 32 КЗпП, тобто про зміну істотних умов праці працівник має бути повідомлений не пізніше, ніж за два місяці. Якщо ж працівник у цьому випадку не дасть згоди на виконання додаткових обов’язків (суміщення професій або посад), трудовий договір з ним може бути припинений на підставі п. 6 ст. 36 КЗпП.

Згода працівника підтверджується його підписом на наказі (розпорядженні) про доручення йому виконувати додаткові обов’язки.

Тимчасове замісництво

Виконання службових обо­в’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язано з виробничою необхідністю або з розпорядчими функціями, працівником, який працює на тому ж підприємстві, вважається тимчасовим замісництвом. На період замісництва працівник звільняється від виконання обов’язків, передбачених трудовим договором за його основним місцем праці.

На сьогодні ще чинне Роз’яснення №30/39, про що зазначено в листі Мінпраці від 20.01.2005 р. №18-231. В абзаці 1 п. 1 Роз’яснення №30/39 вказано, що «тимчасовим замісництвом вважається виконання службових обов’язків за посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це викликано виробничою необхідністю». Такому заміснику, якщо керуватись абзацом 2 п. 1 Роз’яснення №30/39, виплачується доплата у розмірі різниці між його фактичним посадовим окладом і посадовим окладом працівника, якого він заміщує (без персональної надбавки).

Термін «надбавки та доплати» міститься в Методичних рекомендаціях щодо оплати праці працівників малих підприємств, ухвалених наказом Мінпраці від 13.08.2004 р. №186: «Надбавки та доплати — законодавчо гарантовані або нормативно обумовлені додаткові виплати працівникам, які пов’язані з особ­ливостями та умовами праці, а також особистими якостями працівників». Цілком логічно, що при розрахунку доплати за тимчасове замісництво не слід враховувати надбавки, на які має право тимчасово відсутній працівник, такі, приміром, як за: високу професійну майстерність, високі досягнення у праці, науковий ступінь, знання та використання в роботі іноземної мови. Відповідно до ст. 15 Закону про оплату праці, підприємствам надано право самостійно вирішувати питання оплати праці працівників шляхом встановлення у колективному договорі форм і систем оплати праці, схем посадових окладів, умов запровадження та розмірів надбавок і доплат. Отже, крім рекомендованих окремими нормативними актами умов встановлення та розмірів доплат і надбавок, підприємства можуть застосовувати інші, специфічні для умов їх діяльності, і визначати свої розміри як рекомендованих, так і інших доплат та надбавок. Виходячи з цього, порядок розрахунку різниці в окладах, тобто розмір доплати за тимчасове замісництво також може встановлюватись у колективному договорі.

Тимчасове виконання обо­в’язків за посадою відсутнього працівника покладається на іншого працівника наказом (розпорядженням) по підприємству (абзац 2 п. 1 Роз’яснення №30/39) за наявності його згоди (частина перша ст. 33 КЗпП). Виконуючим обов’язки можна призначити лише за посадою, яку вже зайнято, а відповідного працівника, який обіймає цю посаду, тимчасово немає. Призначення працівника виконуючим обов’язки за вакантною посадою не допускається, крім як за посадою, призначення на яку здійснюється вищим органом управління (п. 2 Роз’яснення №30/39).

Тимчасове замісництво є окремим випадком виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника і, як правило, застосовується у разі потреби заміщення працівника, який обіймає вищу посаду, тобто йдеться про заміщення керівників усіх рівнів. Цей спосіб є свого роду перевіркою на практиці потенційних можливостей працівників.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від основних трудових обов’язків — це заміна працівника, відсутнього через відпустку, тимчасову непрацездатність, відрядження та з інших причин, коли відповідно до чинного законодавства за ним зберігається місце праці та посада. Вибір працівника, на якого буде покладено додаткові функції з виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, проводиться з урахуванням його реальної можливості виконувати ці обов’язки, тобто слід враховувати наявну професійну підготовку та зайнятість при виконанні власної роботи.

Згідно з частиною першою ст. 105 КЗпП «працівникам, які виконують на тому ж підприємстві, в установі, організації поряд зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов’язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, провадиться доплата за суміщення професій (посад) або виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника». Розмір доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника підприємство встановлює у колективному договорі (частина друга ст. 105 КЗпП), з дотриманням норм і гарантій, передбачених генеральною, галузевими (регіональними) угодами (частина друга ст. 97 КЗпП, частина перша ст. 15 Закону про оплату праці). До укладення нової (на 2006 — 2009 роки угода існує лише у проекті) діє Генеральна угода на 2004 — 2005 роки від 19.04.2004 р. (розділ І Генеральної угоди). У додатку 3 до Генеральної угоди визначено, що доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника встановлюється до 100% тарифної ставки (окладу, посадового окладу) відсутнього працівника. Тому, як зазначається в абзаці 5 ч. 2 листа Мінпраці від 02.12.2005 р. №9942/0/14-05/018-17, доплата може встановлюватись і в розмірі 100% тарифної ставки (окладу) відсутнього працівника. Безпосередній розмір доплати (тобто він може бути меншим) встановлюється в наказі по підприємству про доручення працівникові виконувати обов’язки тимчасово відсутнього працівника.

Ще одним варіантом заміни тимчасово відсутнього працівника може бути розподіл його обов’язків поміж кількома працівниками з відповідною доплатою кожному з них пропорційно до обсягу виконуваної роботи.

Якщо ж власними силами обов’язки тимчасово відсутніх виконати не вдається, — доведеться приймати на роботу нових працівників. Згідно з п. 1 Указу Президії Верховної Ради СРСР від 24.09.74 р. №311-ІХ «Про умови праці тимчасових робітників і службовців», працівники, прийняті на роботу на строк до чотирьох місяців для заміщення тимчасово відсутніх працівників, за якими зберігається їхнє місце праці (посада), вважаються тимчасовими. Про це їх має бути попереджено при укладенні трудового договору. У наказі (розпорядженні) про прий­няття на роботу зазначається, що цей працівник приймається на тимчасову роботу, або зазначається строк його роботи.

Суміщення професій (посад) та розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт

Трапляються випадки, коли працівнику доводиться доручати виконання додаткових обов’язків у зв’язку з появою вакантної посади: або через звільнення працівника, або через введення до штатного розпису нової посади. Виконання додаткових обов’язків можливе двома способами:

1) суміщення професій (посад) — виконання додаткового обсягу робіт за кількома спеціальностями або на кількох посадах, передбачених штатним розписом;

2) розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) — виконання працівником додаткового обсягу робіт за однією й тією ж професією або посадою.

В обох випадках покладення на працівника додаткових обов’язків оформляється шляхом видання відповідного наказу (розпорядження) керівника підприємства із зазначенням розміру доплати. Знову ж таки при зміні істотних умов праці, а саме: введення суміщення професій (посад) та розширення зони обслуговування (збільшення обсягу виконуваних робіт) слід враховувати таке. Як зазначає Мінпраці в листі від 08.08.2005 р. №06-2/196: «Право власника розширити коло обов’язків працівника обмежене. Для цього існує лише два варіанти:

1) або отримати згоду працівника;

2) або (за наявності підстав) використовувати порядок, вста­новлений частиною третьою статті 32 КЗпП».

Мінпраці в останньому абзаці листа від 02.12.2005 р. №9942/0/14-05/018-17 наголошує, що в частині щодо визначення поняття суміщення професій (посад), розширення зони обслуговування і збільшення обсягу робіт, а також необхідності видання наказу про доручення працівникові додаткових обов’язків зберігають чинність положення Постанови №1145. У пункті 2 Постанови №1145 обумовлюється, що суміщення професій (посад) допускається зі згоди працівника протягом встановленої законодавством тривалості робочого часу, якщо це економічно доцільно і не призводить до погіршення якості виконуваної роботи. Згідно з п. 4 Постанови №1145 угода про суміщення професій (посад) може укладатись на певний строк або без зазначення строку.

На підставі частини першої ст. 105 КЗпП працівникам, які виконують поряд зі своєю основ­ною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) провадиться доплата за суміщення професій (посад). Окрім того, в частині другій ст. 97 КЗпП вказано, що умови запровадження та розміри доплат встановлюються підприємствами самостійно у колективному договорі з дотриманням норм і гарантій, передбачених законодавством, генеральною та галузевими (регіональними) угодами. Згідно з додатком 3 до Генеральної угоди, доплати працівнику за суміщення професій (посад) та розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт не обмежуються максимальними розмірами і визначаються наявністю економії за тарифними ставками і окладами, які могли б виплачуватись за умови дотримання нормативної чисельності працівників. Тому підприємство в кожному конкретному випадку встановлює довільний розмір доплати працівнику з урахуванням положень колективного договору, про що зазначається в наказі (розпорядженні) керівника.

Бухгалтерський і податковий облік доплат працівникам

Відповідно до ст. 2 Закону про оплату праці, фонд оплати праці складається з основної та додаткової заробітної плати. Додаткова заробітна плата — це винагорода за працю понад установлені норми і за особливі умови праці. До складу фонду додаткової заробітної плати входять надбавки та доплати до тарифних ставок (окладів, посадових окладів) у розмірах, передбачених чинним законодавством: за суміщення професій (посад); розширення зони обслуговування або збільшення обсягу робіт; виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника; інші надбавки та доплати, передбачені чинним законодавством (пп. 2.2.1 Інструкції №5). Отже, доплати працівникам включаються до витрат на оплату праці і, відповідно, є об’єктом для обкладення податком з доходів і нарахування страхових внесків.

На підставі пп. 5.6.1 Закону про прибуток «до складу валових витрат платника податку відносяться витрати на оплату праці фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з таким платником податку (далі — працівники), які включають витрати на виплату основної та додаткової заробітної плати та інших видів заохочень і виплат виходячи з тарифних ставок, <…> будь-які інші виплати в грошовій або натуральній формі, встановлені за домовленістю сторін».

Таким чином, підприємство має право включити до складу валових витрат усі види доплат працівникам за виконання додаткових обов’язків.

Приклад У період з 01.08.2006 р. по 14.08.2006 р. на підприємстві був тимчасово відсутній працівник адміністративного відділу — юрист (причина відсутності — використано частину основної щорічної відпустки).

Наказом по підприємству додаткові функції з виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника було покладено на працівника адміністративного відділу —консультанта (без звільнення від основної роботи), із встановленням йому доплати у розмірі 90% окладу відсутнього юриста. На підприємстві встановлено

5-денний робочий тиждень з двома вихідними днями. Враховуємо, що на серпень 2006 р. припадає 22 робочі дні, а на період відсутності юриста — 10 робочих днів. Оклад юриста за місяць становить 1320,00 грн.

Розрахуємо розмір доплати: 1320,00 : 22 дн. х 10 дн. х 90% = 540,00 грн.

За даними прикладу розгляньмо у таблиці 1 бухгалтерський та податковий облік доплати консультанту за виконання обов’язків тимчасово відсутнього юриста.

Директор (керівник) іде у відпустку

При тимчасовій відсутності (через відпустку, хворобу та з інших причин) директора (керівника), тобто першої особи, наказом по підприємству або протоколом зборів засновників виконання обов’язків директора покладається на іншу особу.

Крім того, для підтвердження повноважень провадження господарської та фінансової діяльності підприємства цьому працівнику директором або зборами засновників видається довіреність на здійснення управлінських функцій. Відповідно до ст. 246 Цивільного кодексу України довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, та скріп­люється печаткою цієї юридичної особи. При цьому, згідно зі ст. 1003 Цивільного кодексу, у довіреності мають бути чітко визначені юридичні дії, які належить вчинити повіреному, а в цьому випадку — виконуючому обов’язки директора.

Якщо у картці зі зразками підписів і відбитка печатки у банку оформлено як перший або єдиний підпис директора, то для в.о. директора також слід передбачити право розпорядження рахунком і підписування розрахункових документів. Згідно з п. 18.15 Інструкції №492 «у разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки першого керівника або головного бухгалтера подається нова тимчасова картка тільки із зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки першого керівника чи головного бухгалтера». При цьому слід враховувати п. 18.4 Інструкції №492: «право першого підпису не може бути надано головному бухгалтеру та іншим особам, які мають право другого підпису».

Органи ДПС про в.о. директора повідомляти немає потреби, оскільки згідно з п. 7.9 Інструкції №80 (в редакції наказу ДПАУ від 08.08.2005 р. №317) «відомості про відповідальних за податковий облік юридичної особи чи відокремленого підрозділу — керівника та головного бухгалтера <…> вносяться, актуалізуються чи змінюються органом державної податкової служби в Єдиному банку даних юридичних осіб на підставі даних про таких осіб, що вказуються платником податків у податкових деклараціях, розрахунках, звітах тощо».

Як правило, за відсутності директора (керівника) застосовується спосіб тимчасового замісництва. Працівник, призначений в.о. директора, звільняється від виконання своїх основних трудових обов’язків. Йому, крім основного окладу, виплачується доплата в розмірі різниці між його фактичним окладом і посадовим окладом директора (без персональної надбавки).

У відпустку йде головний бухгалтер

На період відпустки (або відсутності з інших причин) головного бухгалтера наказом по підприємству призначається особа, на яку покладається ведення бухгалтерського і податкового обліку та звітності.

Якщо підпис головного бухгалтера оформлено у картці зі зразками підписів і відбитка печатки в банку, слід внести відповідні зміни, врахувавши вищенаведений п. 18.15, а також п. 18.4 Інструкції №492: «Право другого підпису не може бути надано особам, які користуються правом першого підпису».

Виконуючий обов’язки головного бухгалтера підписуватиме первинні та інші документи, податкові декларації, розрахунки, звіти. Податковим органам згідно з наведеним вище п. 7.9 Інструкції №80 жодного документа, що підтверджує повноваження особи, тимчасово відповідальної за ведення податкового обліку і складання звітності, подавати не потрібно.

На час відсутності головного бухгалтера наказом про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника додаткові функції покладаються на іншу особу, приміром, бухгалтера. Вважаємо, що зайнятість при виконанні власної роботи бухгалтера дозволяє тимчасово розширити його коло обов’язків, тому він не звільняється від роботи, передбаченої його посадою. При цьому бухгалтеру встановлюється доплата в розмірі до 100% окладу тимчасово відсутнього працівника — головного бухгалтера.

У відпустці — один з охоронців

У відпустку йде охоронець, який працює за спеціально встановленим графіком змінності (для забезпечення цілодобової охорони підприємства) на умовах підсумованого обліку робочого часу. При цьому виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника наказом покладається на іншого працівника або розподіляється пропорційно поміж рештою охоронців. У другому випадку слід передбачити встановлення дещо іншого графіка змінності — такого, щоб було забезпечено безперервний цикл охорони підприємства. Працівнику (або кільком) призначається доплата за додаткові обов’язки в розмірі до 100% окладу відсутнього працівника (або пропорційно розподілена між працівниками) відповідно до кількості відпрацьованих годин. Крім того, усі години, відпрацьовані охоронцями понад установлену на місяць норму тривалості робочого часу, повинні бути оплачені як надурочні.

¹ Див. «ДК» №09/2005.

Нормативна база

КЗпП — Кодекс законів про працю України.

Закон про оплату праці — Закон України від 24.03.95 р. №108/95-ВР «Про оплату праці».

Закон про прибуток — Закон України від 28.12.94 р. №334/94-ВР «Про оподаткування прибутку підприємств».

Роз’яснення №30/39 — Роз’яснення Державного комітету Ради Міністрів СРСР з питань праці та заробітної плати і Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 р. №30/39 «Про порядок оплати тимчасового замісництва».

Постанова №1145 — Постанова Ради Міністрів СРСР від 04.12.81 р. №1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)».

Генеральна угода — Генеральна угода між Кабінетом Міністрів України, всеукраїнськими об’єднаннями організацій роботодавців і підприємців та всеукраїнськими профспілками і профоб’єднаннями на 2004 — 2005 роки від 19.04.2004 р.

Інструкція №5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату України від 13.01.2004 р. №5.

Інструкція №80 — Інструкція про порядок обліку платників податків, затверджена наказом ДПАУ від 19.02.98 р. №80.

Інструкція №492 — Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затверджена постановою Правління Національного банку України від 12.11. 2003 р. №492.

Таблиця 1

Бухгалтерський і податковий облік доплати за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника

Зміст операції	Бухгалтерський облік		Сума, грн	Податковий облік
	Д-т	К-т		ВД	ВВ
Нараховано заробітну плату консультанту за серпень 2006 р. (згідно з його окладом)	92	661	1400,00	-	1400,00
Нараховано доплату консультанту за виконання обов’язків тимчасово відсутнього протягом 14 днів серпня 2006 р. юриста	92	661	540,00	-	540,00
Утримано податок з доходів (ПСП не застосовується, оскільки сумарний дохід за серпень 2006 р. перевищує 680,00 грн)	661	641/ПДФО	243,37	-	-
Утримано страхові внески до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування (2% + 1% + 0,5% = 3,5%)	661	65	67,90	-	-
Нараховано страхові внески до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування (31,8 + 2,9 + 1,3 + 0,67 = 36,67%)	92	65	711,40	-	711,40

Зоряна Куриляк

За матеріалами  www.dtkt.com.ua