Бухгалтерський облік, використання, зберігання та знищення печаток та штампів

Кожне підприємство у своїй діяльності використовує печатки та штампи для завірення різного роду документації. Деякі суб’єкти господарювання обмежуються однією печаткою, а деяким, діяльність яких більш масштабна, необхідно використовувати декілька різних печаток. У зв’язку з цим виникає необхідність обліку, правильного використання та зберігання печаток, що є в розпорядженні у підприємства. На законодавчому рівні ці питання регулює Інструкція [1].
Відповідальність за законність використання та зберігання печаток і штампів покладається на керівника підприємства. Якщо керівник міняється, то печатки передаються йому актом. Також керівник може своїм наказом перекласти відповідальність за зберігання та використання
печаток на безпосередньо підлеглого працівника. Зберігання печаток і штампів відбувається у сейфах або металевих шафах. У разі втрати печатки необхідно негайно повідомити про це органи МВС.
Згідно п.3.2.6 Інструкції [1], підприємства можуть мати тільки один примірник основної каучукової або металевої печатки. Проте на великих підприємствах, зі складною організаційною структурою, не достатньо одного примірника печатки для здійснення повсякденної діяльності. В цьому разі необхідне виготовлення додаткових печаток.

Виготовлення додаткових печаток

Основна відмінність додаткових печаток, складається у тому, що вони мають обов’язково відрізнятися від основної. Додаткові печатки можна розділити на три види:
1. Додаткові печатки, що є аналогами основної, тільки із цифрами “1”, ”2”, ”3” і т.і.
2. Печатки для окремих відділів чи філій.
3. Печатки для засвідчення окремих видів документів.
Виготовлення додаткових печаток оформлюється наказом по підприємству, у якому обґрунтовуються необхідність виготовлення, визначається перелік та види печаток, та назначаються відповідальні особи, що будуть подавати клопотання до органу МВС та відповідальні за використання і зберігання печаток.
Приблизний текст Наказу про виготовлення додаткових печаток має наступний вигляд:

Шапка документа

У зв’язку зі збільшення обсягів документації підприємства, необхідності посвідчення підписів відповідальних осіб, оперативним укладанням договорів для забезпечення діяльності структурних підрозділів підприємства. У зв’язку з тим, що наявність однієї печатки не достатня для забезпечення ефективної діяльності підприємства. (у цьому пункті повинна обґрунтуватися причина, навіщо підприємству додаткові печатки)

НАКАЗУЮ:

1. Клопотати перед ГУ УМВС в м. Львів про видачу дозволу на виготовлення додаткових круглих печаток “Фінансового відділу”, “Відділу кадрів” та трикутної печатки “Для довідок” (зазначаються види та призначення печаток, які треба виготовити).
2. Відповідального за отримання дозволу на виготовлення додаткових печаток “Фінансового відділу”, “Відділу кадрів”, “Для довідок”, назначаю Іванова Івана Івановича, заступника директора підприємства (Назначається відповідальна особа, безпосередньо підлеглий працівник, що буде займатися виготовленням печаток,).
3. Відповідальними за використання та зберігання призначити:
- круглої печатки “Фінансового відділу” Івашківа Романа Петровича, начальника фінансового відділу;
- круглої печатки “Відділу кадрів” Федоряк Анну Петрівну, начальника відділу кадрів;
- трикутної печатки “Для довідок” Іванчак Іванну Петрівну, секретаря канцелярії.
4.  Визначити наступне використання печаток:
4.1.  Кругла печатка “Фінансового відділу” використовується на: (перелік документів, на яких буде ставитися ця печатка, аналогічно для кожної печатки).
*Додаток до Наказу повинен містити зразки печаток, на які подається клопотання про видачу дозволу на виготовлення.
Дата, підпис, Директор підприємства.

Бухгалтерський облік печаток

Облік печаток ведеться у “Журналі обліку та видачі печаток та штампів”, згідно із Додатком 12 до Інструкції [1]. Його аркуші нумеруються, прошиваються та опечатуються. Цей журнал має наступний вигляд:

Журнал
обліку та видачі печаток та штампів

№ з/п	Відбитки печаток і штампів	Кому видано			Дата отримання і розписка про приймання	Примітки
		Найменування підрозділу, у якому зберігаються печатки	Прізвище та ініціали відповідальної особи	Дата і розписка про отримання

Печатки обліковуються, в залежності від термінів їх використання, на рахунку 117 “Інші необоротні матеріальні активи”, або на рахунку 22 “Малоцінні швидкозношувані предмети”. У бухгалтерському обліку мають місце наступні проведення:

№ з/п	Зміст господарської операції	Кореспонденція рахунків		Сума, грн.
		Дт	Кт
1.	Придбано печатку як НМА	153	631	800
	Як МШП	22	631	200
2.	Сплачено за печатки	631	311,301	800,200
3.	Введено в експлуатацію	117	153	800
4.	Списано на витрати МШП	23,91,93	22	200
5.	Нараховано амортизація за місяць (сума умовна)	23,91,92	132	30

У податковому обліку витрати на придбання печаток та штампів включаються до валових витрат.

Знищення печаток

У разі закриття підприємства печатки та штампи необхідно здати на знищення в органи МВС. Для цього подається заява, де вказується:
-          кількість печаток і штампів, що треба знищити;
-          підстава для знищення печаток;
-          прізвище, і’мя, по батькові особи, що відповідальна за знищення;
-          прізвище, і’мя, по батькові керівника, або уповноваженої особи, що подає заяву.
До заяви додаються всі печатки що треба знищити, їх відбитки у двох примірниках, а також копія квитанції про сплату послуг зі знищення. Після знищення печаток вам видадуть квитанцію, що засвідчуватиме факт знищення.
Отже, ми з’ясували як треба використовувати, обліковувати, зберігати печатки та штампи підприємства, як видавати наказ по підприємству, щодо виготовлення додаткових печаток та які дії треба зробити, щоб знищити печатки у разі закриття підприємства. Як бачимо в цьому нема нічого складного.
Перелік використаних джерел

1. “Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам иконавчої влади, підприємствам, установам, організаціям, господарським об’єднанням та громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів” затверджена наказом МВС України вiд 11.01.1999  № 17.