Витрати на прийом представника партнера: податковий облік

Як у податковому обліку відображають витрати на представників у делегації контролерів?

Як ми зрозуміли з листа, вас цікавить податковий облік витрат на прийом представників і делегацій ваших контрагентів. Виходячи із цього пояснюємо: податкове законодавство не встановлює обмежень щодо когорти представницьких витрат, тобто всіх витрат,

понесених на прийом і обслуговування вітчизняних (іноземних) представників (делегацій), які прибули на запрошення для проведення переговорів із метою здійснення міжнародних зв'язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва.
Право зайняти своє місце у складі податкових представницьким витратам дає пп. 138.10.2Податкового кодексу України (далі — ПКУ). Такі витрати визнають у періоді понесення (п. 138.5 ПКУ). Проте зауважимо: ПКУ дозволяє визнавати витрати, якщо виконуються дві умови:
— наявність первинних документів, що підтверджують здійснення витрат (п. 138.2 ПКУ);
— зв’язок витрат із госпдіяльністю (пп. 14.1.27 ПКУ).
Тому якщо представницькі витрати були понесені на цілі, що супроводжують госпдіяльність, наприклад, підписання договору, для того щоб мати право віднести витрати на прийом і обслуговування представників контрагента до податкових, слід подбати про належне документальне оформлення таких витрат. Такими документами можуть бути: наказ про проведення такого заходу, запрошення вітчизняних (іноземних) представників (делегацій) та їх відповіді, кошторис витрат, акт виконаних робіт, накладні на відпуск продукції, товарів зі складу, звіт про проведений захід тощо. До речі, аналогічну думку висловили податківці в консультації з підкатегорії 110.07.20 єдиної бази податкових знань.
Про представницькі витрати не звітують окремим звітом. Суму понесених представницьких витрат у складі адміністративних витрат відображають у рядку 06.1 Податкової декларації з податку на прибуток підприємства, затвердженої наказом Мінфіну України від 28.09.11 р. № 1213.