Під Новий рік у великих компаніях модно влаштовувати корпоративи, на які запрошуються співробітники і партнери по бізнесу. Радість ця може принести неприємні сюрпризи з боку податкової служби, яка до подібних витрат відноситься скептично, не бажаючи бачити їх у складі податкових витрат. Тому особливу увагу необхідно приділити документальному оформленню таких витрат. Сам корпоратив та подарунки партнерам можна представити як грамотний маркетинговий хід, а подарунки співробітникам - як заохочення за хорошу роботу, передбачене у Фонді оплати праці.
Як ми знаємо, підприємство до складу податкових витрат може включити витрати, які пов'язані з господарською діяльністю і документально підтверджені.
Витрати на корпоративні заходи згадуються нормами підпункту 139.1.1 Податкового кодексу України (далі - ПК). Дані норми свідчать «до складу податкових витрат не включаються витрати, не пов'язані із здійсненням господарської діяльності, а саме: витрати на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг і відпочинку (крім витрат, пов'язаних із здійсненням рекламної діяльності, які регулюються нормами підпункту 140.1.5 ПК) ».
Тобто, якщо витрати на корпоративні заходи здійснюються в рамках рекламних заходів (нагадуємо, що норми підпункту 140.1.5 НК дозволяють відносити до складу витрат витрати на проведення реклами без жодних обмежень), то вони вважаються пов'язаними з господарською діяльністю і можуть бути включені у складі витрат на збут в податкові витрати. В іншому випадку податкових витрат не буде.
У той же час норми абзацу "а" підпункту 138.10.2 НК дозволяють віднести до адміністративних витрат загальні корпоративні витрати, в тому числі і представницькі. Поняття представницьких витрат розшифровано в наказі МФУ від 14.09.2010 № 1026 «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» (Наказ № 1026).
Однак вимоги цього документа є обов'язковими тільки для бюджетних установ, інші підприємства можуть використовувати його як допоміжний документ, тому що до цих пір законодавством не визначений єдиний для всіх підприємств документ, який би регулював визначення, склад і порядок оформлення представницьких витрат. Аналогічну думку висловлено ДПСУ в Єдиній базі податкових знань (підкатегорія 110.07.20).
Так, відповідно до норм пункту 2 Наказу № 1026 представницькі витрати - це витрати на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв'язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва. До представницьких витрат, зокрема, відносяться витрати, пов'язані з заходами культурної програми, транспортним забезпеченням та буфетним обслуговуванням.
Тобто витрати на Новорічний корпоратив можуть бути складовою частиною представницьких, а значить, адміністративних витрат. Однак такі витрати можливі тільки в рамках рекламних заходів.
Звертаємо увагу, що поняття «реклами» нормами НК не врегульовано. Воно передбачено тільки нормами статті 1 Закону України від 03.07.1996 № 270/96-ВР «Про рекламу». Це інформація про особу чи товар, розповсюджена в будь-якій формі і будь-яким способом і призначена сформувати або підтримати обізнаність споживачів реклами та їх інтерес щодо таких особи чи товару.
Тобто для того, щоб представницький захід мав рекламний характер, під час його проведення має розповсюджуватися інформація про діяльність підприємства, його продукції (товари, послуги), наприклад, безкоштовна роздача зразків.
Крім того, слід врахувати головне: на святкування Нового року мають бути запрошені гості від інших підприємств і повинні відбутися переговори, пов'язані з комерційною діяльністю підприємства. Тому доцільно при оформленні документів в рамках таких витрат застосовувати формулювання, наприклад «для проведення ділової зустрічі і переговорів з компаніями - партнерами по бізнесу».
На підставі документів, що підтверджують здійснення витрат на проведення рекламних заходів, можна віднести до складу податкових витрат витрати на проведення Новорічної корпоративної вечірки як витрати на передпродажні та рекламні заходи. Такими документами можуть бути:
• розпорядчий документ (наказ про проведення свята чи презентації). Цим документом призначається особа, відповідальна за проведення заходу (як правило, це керівник підрозділу (служби)), якому доручається складання програми свята, а також даються вказівки фінансовій службі. Доцільно включити формулювання «Для підготовки та святкування Нового року в цілях підвищення споживчого попиту НАКАЗУЮ». Крім того, в наказі зазначається коло осіб, що мають відношення до корпоративу;
• перелік запрошених осіб; відправлені ним запрошення і їхні відповіді. Враховуючи прагнення органів податкової служби вважати витрати економічно обгрунтованими в залежності від отримання доходів, оптимальним буде варіант, коли в перелік запрошених осіб увійдуть представники організацій-замовників, з якими на момент проведення прийому укладені договори (тих компаній, на адресу яких були виписані документи по реалізації після вечірки (можливо, трохи «притягнуте», зате оскаржити «економічну обгрунтованість» буде складно - отримання доходу у наявності)). Можна вказати їх контактні дані, що буде свідчити про реальність проведеного заходу;
• кошторис витрат, розроблена на основі програми організації прийому, в якій слід вказати такі дані: місце і дату проведення заходу, календарний план підготовки до заходу, кількість запрошених осіб, розмір передбачуваних витрат згідно з календарним планом, транспортне обслуговування, оренду приміщення, поширення подарунків або зразків продукції і т. п;
• звіт про фактичні витрати, підписаний керівником підприємства, із зазначенням фактично проведених представницьких витрат (фактична кошторис витрат), складений після проведення заходу. Доцільність його складання пов'язана з аргументацією зв'язку витрат з господарською діяльністю підприємства.
• програма свята чи презентації. Можна підготувати і невеликі рекламні буклети. Приклад програми Новорічного свята
• Привітання від керівника предприяти
• Преміювання працівників подарункам
• Бланшо
• Самодіяльність, поздоровлення, тости
• виступи артистів
• Конкурси, дискотека.
• належним чином оформлені первинні документи, видані компаніями, надали послуги або реалізували товарно-матеріальні цінності, - акти виконаних робіт і накладні. У разі якщо витрати були понесені в готівковій формі, то авансові звіти про використання коштів, виданих під звіт. До звіту додаються відповідні чеки, квитанції, інші розрахункові документи, що підтверджують витрати.
Крім цього доцільно видати внутрішній організаційно-розпорядчий документ (наприклад, Положення про проведення представницьких заходів, затверджене наказом керівника організації), в якому можуть бути відображені наступні моменти:
• порядок витрачання коштів на представницькі витрати (зокрема, включити витрати на Новорічний корпоратив)
• порядок документального оформлення представницьких витрат (у тому числі, передбачити особливості Новорічного корпоративу)
• порядок видачі підзвітних сум на представницькі витрати
• порядок здійснення контролю над витрачанням і списанням коштів на представницькі витрати
• нормування окремих видів представницьких витрат (лімітування окремих видів представницьких витрат жодними законодавчими актами не встановлено, проте, даний пункт буде підтверджувати, що на підприємстві здійснюється контроль над витрачанням коштів).
Якщо підприємство укладає договір з рекламним агентством на організацію корпоратива, то порядок відображення витрат на проведення корпоративної вечірки залежить від умов договору, в якому обов'язково слід передбачити рекламу товарів, робіт (послуг) підприємства-замовника. Також варто згадати і про те, що реклама здійснюється шляхом усних оголошень та демонстрацій під час заходу.
Розглянемо основні види витрат на святкування
Оренда приміщення для проведення банкету. Це може бути як приміщення ресторану чи кафе, так і просто будь-яке приміщення або його частину, тимчасово адаптовані під банкет. Якщо це приміщення, тимчасово пристосоване для проведення свята, то підприємство повинно укласти договір оренди.
Музичний супровід святкового заходу. Якщо свято відзначається в ресторані, то, як правило, такі заклади мають музичну групу. У такому разі в договорі між рестораном і замовником може зазначатися, що музичний супровід банкету здійснюється силами ресторану. Тим більше що на святкування часто запрошують артистів. Такі витрати підприємство також має закласти у святковий кошторис.
Перевезення учасників банкету. Учасники банкету можуть добиратися до місця святкування і назад самостійно, міським транспортом або транспортом, спеціально наданим для цього керівником підприємства. Підтвердними документами будуть договір з транспортною організацією (при залученні організації - перевізника), договір оренди автотранспорту (при оренді автотранспорту), акти виконаних робіт, шляхові листи на списання ПММ (при використанні власного автотранспорту).
Святкове меню. Підприємство-замовник повинно попередньо обговорити меню і замовити його підприємству громадського харчування або іншої організації, яка буде виконувати святковий замовлення. При цьому документом, що підтверджує здійснення підприємством представницьких витрат, є договір з цією організацією (в якому обумовлюються кількість місць, меню, оформлення залу), акт виконаних робіт з додатком рахунку-замовлення.
Якщо учасників вечірки небагато, то послуги цілком можна оплатити в день торжества готівковими коштами. У цьому випадку факт використання грошових коштів підтверджується рахунком і чеком РРО, які представляються підзвітною особою в бухгалтерію разом з авансовим звітом. Головне - не забувати про обмеження, встановленому для розрахунків готівкою між суб'єктами господарювання, яке складає 10 000 грн. протягом одного дня з одним постачальником.
Подарунки працівникам. На деяких підприємствах прийнято нагороджувати працівників, які особливо відзначилися в році, що минає. Подарунки працівникам - це не що інше, як премії, виплачені в натуральній або грошовій формі. Такі премії можна віднести до складу податкових витрат на підставі норм пункту 142.1 НК.
Звертаємо увагу, що премії до Нового року відносяться до фонду оплати праці згідно з нормами Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Державного комітету статистики України від 13.01.2004 № 5. Тому, на думку ДПСУ, викладеному в ЕБНЗ (підкатегорія 110.07.17), такі премії враховуються у складі витрат за умови, що їх нарахування здійснюється згідно з Положенням про преміювання або умовами колективного договору.
Також видами святкових витрат є витрати на прикрасу офісу, тобто це витрати на придбання декоративних матеріалів (товарів) новорічної атрибутики, а також витрати, пов'язані з оплатою послуг з оформлення (якщо підприємство запрошує дизайнера).
Особливо це актуально для оформлення вітрин магазинів, прилавків, офісних приміщень, пов'язаних з господарською діяльністю підприємства. Так, метою оформлення зовнішніх вітрин є реклама товарів, тобто інформування потенційних покупців про асортиментному напрямку конкретної торгової точки та залучення покупців, у той час як Новорічне оформлення внутрішніх вітрин і торгового залу носить виключно «декоративний» характер.
Таким чином, в даному випадку може допомогти наказ (розпорядження) керівника підприємства «про необхідність періодичного оновлення вітрин з метою формування (підтримання) купівельного попиту», а також «про забезпечення заходів щодо підвищення реалізації товарів (послуг) у період новорічно-різдвяних свят» або «про посилення маркетингової політики підприємства в цей період». Причому таким наказом можна вбити двох зайців відразу: обгрунтувати як рекламні витрати на оформлення вітрин, так і «декоративні». Наказ буде мати яскраво виражену маркетингову спрямованість і допоможе запобігти незручні питання про витрати на оформлення вітрин з боку контролюючих органів.
У наказі повинні бути зазначені сам захід; особи, відповідальні за проведення всіх підготовчих робіт; визначена кошторис витрат на придбання штучної або живої ялинки, ялинкових іграшок, гірлянд і т. п. Видавати наказ бажано в кінці року «з прицілом» на наступний рік.
Звертаємо увагу, що вдале розміщення товарів у торговельному залі, оригінальне оформлення прилавків і вітрин трактується як «мерчандайзинг» і є одним з видів маркетингу. Тому, при оформленні документів належним чином такі витрати можуть бути включені до складу податкових витрат. Таку думку викладено в Узагальнюючою податкової консультації щодо віднесення витрат на оплату маркетингових та рекламних послуг в склад витрат, затвердженого наказом ДПСУ від 15.02.2012 № 123.
Якщо на новорічному декорі з метою поширення інформації про діяльність підприємства і збільшення попиту на продукцію передбачається вказати логотипи компанії, в наказі керівника підприємства мета проведення новорічного заходу визначена як рекламна, тоді витрати можна вважати пов'язаними з господарською діяльністю. Оскільки існує зв'язок з господарською діяльністю, то в податковому обліку ці витрати можуть бути віднесені до складу податкових витрат як витрати на збут.
Таким чином, враховуючи витрати на організацію і проведення Новорічного корпоративного заходу в складі податкових витрат, підприємство повинне розуміти, що ризик в даному випадку високий, і спорів з податковими органами не уникнути. Тому необхідно оформити належним чином первинні документи.
Податок на додану вартість
Звертаємо увагу, що згідно з нормами підпункту 188.1 НК безкоштовні роздачі товарів, у тому числі й безоплатне пригощання під час рекламних заходів гостей гарячими та холодними стравами з власної готової продукції та з незначної кількості покупних продуктів харчування обкладаються ПДВ за звичайними цінами.
При цьому нагадуємо, що, починаючи з 01.01.2013, визначення звичайної ціни буде здійснюватися у відповідності з нормами пункту 39.2 НК по одному з таких методів: порівняльної неконтрольованої ціни (аналогів продажу), ціни перепродажу, "витрати плюс", розподілення прибутку, чистої прибутку.
Тому щоб уникнути конфліктів з контролюючими органами доцільно вказувати для цілей оподаткування ПДВ прийнятну ціну, і документально підтвердити відповідність її рівню «звичайних цін», наприклад, за допомогою наказу про проведення рекламних заходів.
Податок на доходи фізичних осіб
ДПСУ в листі від 31.01.2011 № 2071/6/17-0715 роз'яснила, що вартість продуктів харчування, напоїв, фруктів, організації святково-масових заходів, які не є персоніфікованими для співробітників, не є об'єктом обкладення ПДФО.
Крім того, якщо під час корпоративу здійснюється розповсюдження рекламних товарів підприємства, а споживачами реклами є невизначене коло співробітників, то вартість такого товару не є об'єктом обкладення ПДФО.
Якщо в період рекламних акцій проводяться розіграші призів та подарунків, отримувачами яких є конкретні особи, вартість таких подарунків, призів, виграшів є об'єктом оподаткування ПДФО у відповідності з нормами пункту 170.6 НК.
Бухгалтерський облік
У бухгалтерському обліку витрати на Новорічний корпоратив відносяться до складу адміністративних витрат, оскільки відповідно до норм пункту 18 П (С) БО 16 «Витрати», до адміністративних витрат відносять загальногосподарські витрати, спрямовані на обслуговування та управління підприємством: загальні корпоративні витрати (організаційні витрати , витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати).
Якщо ж оформити витрати на корпоратив як рекламні заходи - наприклад, проведення вечірки з презентацією нових товарів, з безкоштовною дегустацією або роздачею рекламних зразків за своїм змістом пов'язане зі збутом конкретної рекламованої продукції, то такі витрати відносяться до складу витрат на збут згідно з нормами пункту 19 П (С) БО 16 «Витрати».
Олена Іванова, сертифікований аудитор
спеціально для Бухгалтер 911
Немає коментарів:
Дописати коментар