Пропонуємо Вашій увазі алгоритм заповнення авансового звіту. Форма Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт затверджено наказом ДПАУ від 23.12.10 р. № 996.
Підзвітна особа, отримавши в бухгалтерії бланк звіту, повинна зазначити:
1) на лицьовій стороні звіту у відповідних полях звіту:
• найменування підприємства (податкового агента) і код за ЄДРПОУ. Як правило, ці реквізити заповнюються підприємством;
• відділ, посада, П. І. Б. працівника, його податковий (ідентифікаційний) номер. Якщо працівник за релігійними переконаннями відмовився від отримання податкового номера і має відмітку про це в паспорті, то слід вказати паспортні дані підзвітної особи;
• призначення авансу. Вказується, на які цілі отримані кошти під звіт, наприклад, «На господарські потреби», «На закупівлю сільськогосподарської продукції», «На заготівлю вторинної сировини»;
• залишок (перевитрата) попереднього авансу (за наявності). Якщо попередній аванс не видавався (тобто ні залишку, ні перевитрати немає), то проставляється прочерк;
• від кого отримано аванс, дату документа та суму авансу. Якщо аванс отримано з каси підприємства, то проставляється порядковий номер і дата видаткового касового ордера; через банкомат - проставляється номер і дата чеків банкомату (чеки додаються до звіту) і т.д.;
• поле «Всього ОТРИМАНО», де вказується загальна сума отриманих під звіт коштів;
2) на зворотному боці звіту у відповідних графах:
• порядковий номер документа. Оригінали документів, що підтверджують понесені витрати, які додаються до звіту, нумеруються в довільному порядку і потім в порядку нумерації додаються до звіту;
• дату оформлення документа, що підтверджує витрачання коштів підзвітною особою;
• кому, за що і на підставі якого документа сплачено кошти. Вказується найменування особи, якій підзвітна особа сплатила кошти (юрособі, фізособі, підприємцю), і найменування документа (чек, накладна, податкова накладна, акт закупки і т. д.);
• суму оплати по кожному вказаному документу (у графі «Сума»). Потім підвести підсумок і вказати загальну суму витрачених коштів;
3) у полі «Підпис підзвітної особи» на зворотному боці підзвітна особа проставляє дату заповнення звіту та ставить свій підпис, після чого передає авансовий звіт і всі додані до нього підтверджуючі документи в бухгалтерію.
Бухгалтер, отримавши звіт, заповнює розписку про те, що він його прийняв від підзвітної особи для проведення перевірки. При цьому у відповідних полях розписки бухгалтер вказує дату складання звіту підзвітною особою, суму коштів, що витрачені підзвітною особою, і кількість доданих до звіту документів, після чого проставляє дату фактичного отримання звіту і документів, скріплює розписку своїм підписом.
Після перевірки в полях «Звіт затверджено в сумі» і «Звіт перевірено» бухгалтер проставляє загальну суму витрат працівника згідно оригіналам підтверджуючих документів, прикладених до звіту, потім проставляє дату і підтверджує правильність вказаної суми своїм підписом. Після завершення цієї дії звіт передається керівнику підприємства на затвердження.
Керівник підприємства, ознайомившись із звітом, приймає рішення про затвердження понесених підзвітною особою витрат, яке скріплює своїм підписом, і повертає звіт до бухгалтерії.
Бухгалтер, отримавши від керівника звіт, заповнює залишилися поля. При цьому в полі:
• «Вітрачено» - відображається сума витрат, затверджена керівником підприємства;
• «Залишок / Перевітрата» - відбивається або залишок коштів, або їх перевитрата. Для визначення використовується така формула: Залишок (зі знаком «+») або Перевитрата (зі знаком «-») за попереднім авансом + Всього отримано - Витрачено;
• «Додаток _документів» - вказується кількість прикладених до звіту документів, що підтверджують витрати підзвітної особи, прийняті керівником;
• «Залишок Віднесені» / «Перевітрата видана» - відображаються дані про факт внесення залишку в касу або про виплату перевитрати з каси. Заповнюється касиром, який проставляє свій підпис;
• «Дебет Рахунка» (зворотний бік звіту) - вказуються рахунки (субрахунки), в дебет яких віднесені суми по кожному конкретному документу, поданого підзвітною особою;
• «Дебет» (лицьова сторона звіту) - вказуються підсумкові кореспонденції за цим звітом. Після обробки звіту бухгалтер ставить на ньому дату і підпис.
Якщо виявлені надміру витрачені кошти, не повернуті у встановлені терміни, бухгалтер в звіті повинен розрахувати суму ПДФО, використовуючи зазначені в авансовому звіті на лицьовій стороні формули. При цьому:
• перша формула [Сума податку (грн.) = Неповернена сума (грн.) х 15: 100]
застосовується, коли не повернена в строк підзвітна сума не перевищує 10 мінімальних зарплат, встановлених законом про держбюджет на 1 січня відповідного року (у 2012 році-10 730 грн.). У цьому випадку такі підзвітні суми підлягають оподаткуванню ПДФО за ставкою 15%;
• друга формула [Сума податку (грн.) = Неповернена сума (грн.) х 17: 100]
застосовується до суми надміру витрачених підзвітних коштів, яка перевищує 10 мінімальних зарплат. Неповернені суми, які перевищуватимуть зазначену межу, підлягають оподаткуванню ПДФО за ставкою 17% (п. 167.1 Податкового кодексу).
З виробленим розрахунком обов'язково слід ознайомити підзвітну особу, яка в полі «З розрахунку ознайомлений» ставить свій підпис і дату. Повністю оброблений і готовий для відображення в обліку звіт бухгалтер підписує і ставить на ньому дату.
Розглянемо на прикладі порядок заповнення авансового звіту.
Приклад
Підприємство 27.08.12 р. видало Коноваленко П. П. (водієві директора) під звіт 100 грн. для оплати послуг з шиномонтажу. Послуги надав підприємець - платник єдиного податку третьої групи, неплатник ПДВ. Звіт про використання підзвітних коштів зданий в бухгалтерію 28.08.12 р. (тобто без порушення терміну). При цьому пред'явлена квитанція
про оплату послуг.   |
Немає коментарів:
Дописати коментар