Податкова накладна. Особливості виписки та заповнення

Хто виписує податкову накладну? Які її обов’язкові реквізити? Коли слід виписувати податкову накладну? В якому разі її слід реєструвати у Єдиному реєстрі? Як виписувати податкову накладну в окремих випадках? Які особливості заповнення окремих реквізитів податкової накладної? На ці та на багато інших питань можна знайти відповіді у цій темі. Значна частина відповідей взята з Єдиної бази податкових знань та з величезної кількості офіційних листів податкової служби. Тут ця інформація наведена у більш зручному вигляді.
Форма податкової накладної та порядок її заповнення затверджені Наказом Міністерства фінансів України від 01.11.2011 №1379 «Про затвердження форми податкової накладної та Порядку заповнення податкової накладної». Бланк податкової накладної можна скачати на цій сторінці Скачати бланк податкової накладної. Завантажити форму.

Основний принцип податкового обліку податку на додану вартість

Ця інформація для бухгалтерів початківців. Весь податковий облік податку на додану вартість можна описати декількома етапами:

1. Виписка податкових накладних своїм покупцям та отримання податкових накладних від своїх постачальників. Нарахування податкових зобов’язань та отримання права на податковий кредит з ПДВ.
2. Відображення податкових накладних у реєстрі виданих та отриманих податкових накладних.
3. Реєстрація податкових накладних (у разі необхідності) у єдиному реєстрі податкових накладних.
4. Заповнення податкової декларації з податку на додану вартість.

Звісно, в кожному етапі є дуже багато нюансів.

Коли платник ПДВ зобов’язаний виписати податкову накладну?

Податкова накладна виписується на дату виникнення податкових зобов’язань, яка визначається відповідно до статті 187 Податкового кодексу (правило «першої події»). Отже, податкова накладна виписується на:

1. дату зарахування коштів від покупця на банківський рахунок або в касу;
2. дату відвантаження товарів, а для послуг - дату оформлення документа, що засвідчує факт постачання послуг.

Також у пункті 8 Наказу №1379 є перелік операцій, при здійсненні яких треба виписувати податкову накладну, оригінал якої не надається покупцю, а залишається у продавця.

Чи обов'язково складати податкову накладну в паперовій формі? Чи можна скласти податкову накладну в електронній формі?

Покупець товарів чи послуг може обирати спосіб складання податкової накладної: в паперовому вигляді або в електронній формі.
До електронної форми ПН висуваються наступні вимоги:

1. реєстрація електронного цифрового підпису уповноваженої особи;
2. реєстрація в Єдиному реєстрі податкових накладних.

У разі складання накладної в електронній формі, складати її у паперовому вигляді не треба.

Обов’язкові реквізити податкової накладної

Перелік обов’язкових реквізитів податкової накладної визначений пунктом 201.1 Податкового кодексу:

1. порядковий номер податкової накладної;
2. дата виписування податкової накладної;
3. повна або скорочена назва, зазначена у статутних документах юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник податку на додану вартість, - продавця товарів/послуг;
4. податковий номер платника податку (продавця та покупця);
5. місцезнаходження юридичної особи - продавця або податкова адреса фізичної особи - продавця, зареєстрованої як платник податку;
6. повна або скорочена назва, зазначена у статутних документах юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи, зареєстрованої як платник податку на додану вартість, - покупця (отримувача) товарів/послуг;
7. опис (номенклатура) товарів/послуг та їх кількість, обсяг;
8. ціна постачання без урахування податку;
9. ставка податку та відповідна сума податку в цифровому значенні;
10. загальна сума коштів, що підлягають сплаті з урахуванням податку;
11. вид цивільно-правового договору;
12. код товару згідно з УКТ ЗЕД (для підакцизних товарів та товарів, ввезених на митну територію України).
13. номер та дата митної декларації, за якою було здійснено митне оформлення товару, ввезеного на митну територію України".

Важливо: якщо у податковій накладній наявні всі обов’язкові реквізити, визначені пунктом 201.1 ПКУ та вони вказані правильно, така податкова накладна вважається дійсною. Інші помилки не можуть призвести до невизнання права на податковий кредит по такій податковій накладній (додатково дивись питання 7 Наказу ДПСУ від 16.02.2012 №127).

У якій графі податкової накладної вказувати номер та дату вантажно митної декларації?

Поки до форми податкової накладної не внесені відповідні зміни, можна вказувати номер та дату ВМД відповідно до якої було здійснено митне оформлення товару, у графі "номенклатура товару". Можна нагадати, що така сама ситуація була і тоді, коли до обов'язкових реквізитів податкової накладної був доданий новий реквізит "код УКТ ЗЕД".
Але, податкова служба, наразі дещо іншої думки, яка вже була висловлена у офіційному роз'ясненні. Про це трохи нижче.

З якої дати у податкових накладних слід вказувати номер та дату ВМД?

Закон України "Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо Державної податкової служби та у зв’язку з проведенням адміністративної реформи в Україні" №5083-VI від 05.07.2012 набрав чинності з 12.08.2012 року. Відповідно, починаючи з 12.08.2012 року у податкових накладних, у номенклатурі яких присутні імпортні товари, слід вказувати новий обов'язковий реквізит - номер та дата вантажної митної декларації, за якою здійснювалося митне оформлення товарів. Яку позицію обрала податкова служба з цього питання, читаємо далі. Позиція трохи дивна.

Чи є офіційні роз'яснення з приводу нового реквізиту податкової накладної - дата та номер ВМД?

Можна сказати, що податкова служба досить швидко відреагувала на зміни, внесені у Податковий кодекс щодо дати на номеру вантажної митної декларації у податковій накладній та написала листа від 21.08.2012 р. N 1272/0/71-12/15-3117.
У вказаному листі, податкова служба роз'яснює, що вказувати номер та дату ВМД у податковій накладній, треба буде лише з того моменту, коли до форми податкової накладної будуть внесені зміни, а не з 12.08.2012 року, тобто з моменту набрання чинності законом №5083. На мою думку, досить неочікувана позиція. Якщо її притримуватися, та не вказувати номер та дату ВМД у податкових накладних, які містять імпортні товари, буде порушуватися норма пункту 201.1 Податкового кодексу та податкова накладна не буде містити один з обов'язкових реквізитів. Думаю, всі знають, що чекає на таку податкову накладну.

Якою мовою треба заповнювати податкову накладну?

Згідно пункту 2 Наказу ДПСУ від 01.11.2011 №1379 податкова накладна заповнюється виключно державною мовою.

Яким чином можна заповнювати податкову накладну. Ручкою чи друкувати?

Наказ №1379 передбачає два способи заповнення податкової накладної: ручкою або друкованим способом в електронному вигляді. При цьому не можна заповнювати окремі реквізити ПН ручкою при заповненні інших друкованим способом. Можна тільки або так або так. Така податкова накладна не надає отримувачу права на податковий кредит (інформація з ЄБНЗ).

На які операції виписується податкова накладна?

При здійсненні яких операцій слід виписувати податкову накладну підказує сама її форма, а саме графи з 8 по 11.

1. Оподатковувані операції 20% – звісно виписується.
2. Звільнені від оподаткування – виписується (пункт 201.5 ПКУ).
3. Не є об’єктом оподаткування – не виписується (відповідь з ЄБНЗ).
4. Оподатковуються за нульовою ставкою - виписується.

Виписка податкової накладної в кожному з цих випадків має свої особливості.

Коли оригінал податкової накладної не надається отримувачу товарів/послуг, а залишається у продавця?

Платник ПДВ, який виписує податкову накладну, не надає її покупцю та залишає оригінал у себе у наступних випадках (п.8 Наказу №1379):

1. Виписка на суму перевищення звичайної ціни над фактичною;
2. Постачання неплатнику податку;
3. Натуральна виплата в рахунок оплати праці фізичним особам;
4. Постачання у межах балансу для невиробничого використання;
5. Ліквідація основних засобів за самостійним рішенням платника податку;
6. Переведення виробничих основних засобів до складу невиробничих;
7. Експортні постачання;
8. Постачання для операцій, які не є об'єктом оподаткування податком на додану вартість;
9. Постачання для операцій, які звільнені від оподаткування податком на додану вартість;
10. Визнання умовного постачання товарних залишків та/або необоротних активів, що перебувають в обліку платника податку на день анулювання його реєстрації як платника податку на додану вартість, щодо яких був нарахований податковий кредит у минулих або поточному податкових періодах при анулюванні реєстрації платника податку на додану вартість;
11. Виписка за щоденними підсумками операцій;
12. Виписака на вартість безоплатно поставлених товарів/послуг, обчислену виходячи з рівня звичайних цін;
13. Використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не у господарській діяльності;
14. Виписка покупцем (отримувачем) послуг від нерезидента.

Заповнення податкової накладної в цьому разі має окремі особливості, описані у пунктах 8.1 – 8.4 Наказу №1379.
З 01.07.2012 року сюди також можна додати випадок, коли податкова накладна складається в електронній формі. В цьому випадку покупцю надається тільки електронна податкова накладна. Паперова податкова накладна не складається.

Коли можна скласти зведену податкову накладну за підсумками місяця?

Порядок складання зведеної податкової накладної прописано у пункті 15 Наказу №1379. Зведена податкова накладна виписується у разі постачання товарів чи послуг, постачання яких має безперервний або ритмічний характер при постійних зв'язках із покупцем. Зведену ПН можна виписати не рідше одного разу на місяць і не пізніше останнього дня місяця. При цьому до неї додається реєстр ТТН чи інших супровідних документів, відповідно з якими здійснювалося постачання.

Чи можна виписати одну податкову накладну за підсумком за день, якщо було декілька проплат або відгрузок?

Узагальнюючою податковою консультацією від 16.02.12 №127, визначено, що у випадку отримання кількох авансових платежів протягом одного дня від одного і того ж покупця за один і той же товар в межах одного і того ж договору, не буде вважатися помилкою, коли постачальником буде виписана одна податкова накладна на загальну суму таких авансових платежів.

Коли складається додаток 1 до податкової накладної?

Додаток 1 до податкової накладної складається вкрай рідко. Згідно пункту 14 Наказу №1379 У разі коли частка товару/послуги не містить відокремленої вартості, перелік (номенклатура) частково поставлених товарів зазначається в додатку до податкової накладної (додаток 1) і в повній вартості враховується у податковій накладній та загальних податкових зобов'язаннях (додаток 1 виписується у двох примірниках, з яких оригінал видається покупцю товарів/послуг, а копія залишається у продавця товарів/послуг).
Така ситуація може скластися наприклад, коли суб’єктами господарювання укладено договір на постачання великого обладнання, яке складається з багатьох відокремлених частин, які постачаються поступово, а ціна у договорі визначена за все обладнання. В цьому випадку податкові зобов’язання на повну вартість обладнання виникають при поставці першої частини обладнання.

На протязі якого періоду платник ПДВ може включити податкову накладну до складу податкового кредиту?

Згідно пункту 198.6 ПКУ, платник ПДВ має право включити податкову накладну до складу податкового кредиту протягом 365 від дати її виписки. При цьому (на відміну від періоду до 2012 року) ніякого документального підтвердження отримання податкової накладної з запізненням не вимагається (див. лист ДПСУ 13.01.12 №1120/7/15-3417-22). Тобто отримувач може навіть отримати ПН у день її виписки, а включити до складу податкового кредиту на протязі року.

Як виписувати податкову накладну під час перереєстрації платником ПДВ до отримання нового свідоцтва?

Для перереєстрації платником ПДВ, суб’єкт господарювання подає до податкової служби заяву з позначкою «перереєстрація» та додає до неї оригінал старого свідоцтва та всі засвідчені копії. Нове свідоцтво видається не раніше останнього дня строку у 10 робочих днів від дня отримання заяви. Саме цей 10 робочий день вважається датою анулювання старого свідоцтва та датою початку нового.
Отже, платник ПДВ має після подання заяви на перереєстрацію використовувати реквізити старого свідоцтва до дати його анулювання та до дати початку дії нового свідоцтва, яка припадає на 10 робочий день від дня отримання заяви. На вимогу платника податків, після отримання реєстраційної заяви податкова служба може повернути старе свідоцтво із позначкою про термін його дії. Зазначена процедура описана у пункті 4 Положення про реєстрацію платників ПДВ від 07.11.11 №1394.

Які документи окрім податкової накладної можуть підтверджувати право на податковий кредит?

Перелік таких документів визначений пунктами 201.11, 201.12 Податкового кодексу. Це:

1. транспортний квиток;
2. готельний рахунок;
3. інші рахунки за послуги зв’язку або інші послуги (такий рахунок має містити обов’язкові реквізити, прописані у пункті 201.11 ПКУ);
4. касові чеки (загальна сума отриманих товарів не може перевищувати 200 грн. за день);
5. вантажно митна декларація.

Які особливості заповнення реквізиту «вид договору» податкової накладної?

Згідно пункту 4 Наказу №1379 у графі "Вид цивільно-правового договору" податкової накладної зазначається вид цивільно-правового договору згідно з видом договірних зобов'язань, визначених Цивільним кодексом України. Наприклад договір про надання послуг, договір купівлі продажу, договір підряду і таке інше.

Який вид договору вказується у випадку усної домовленості без укладання письмового договору?

В цьому випадку також вказується вид договору згідно з видом договірних зобов’язань, визначених ЦКУ. Виходити треба з сутності господарської операцій, яка здійснюється за усною домовленістю. При цьому у графі щодо дати договору вказується дата виконання усної домовленості, а в графі номер договору ставиться прочерк.

В яких випадках треба вказувати код товару згідно УКТ ЗЕД?

Згідно пункту 201.1 Податкового кодексу код товару згідно УКТ ЗЕД вказується у разі постачання підакцизних товарів або товарів, ввезених на митну територію України. При цьому, код УКТ ЗЕД вказується на всіх ланках постачання, а не тільки при першій поставці особою, яка була безпосереднім імпортером.

Як дізнатися, що товари були у минулому ввезені на митну територію України?

Податкова служба радить вивчати супровідну документацію на товар, в якій повинна зазначатися країна походження товару та виробник. Виходячи з цього вимагати у постачальника вказувати код товару згідно УКТ ЗЕД у податковій накладній.

Чи слід вказувати код УКТ ЗЕД у податковій накладній, виписаній за підсумками дня кінцевим споживачам (на підставі звіту РРО)?

Податкова служба наполягає на тому, що в податкових накладних, виписаних за щоденними підсумками операцій необхідно вказувати код УКТ ЗЕД. Звісно, в більшості випадків, це зробити нереально, оскільки, наприклад, магазин може продати за день більше сотні найменувань підакцизних або імпортованих товарів. Що робити та що загрожує платнику ПДВ, який не зазначив коди УКТ ЗЕД у податковій накладній, виписаній вкінці дня на підставі звіту РРО?
Податковий кредит по таким податковим накладним ніхто не формує (обидва примірники ПН залишаються у продавця). Відповідно не визнавати право на податковий кредит на підставі відсутності обов’язкового реквізиту ПН, визначеного пунктом 201.1 ПКУ ні у кого. Максимум, що загрожує платнику ПДВ в цьому випадку – адміністративний штраф за порушення порядку ведення податкового обліку (стаття 163-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Як дізнатися код товару за УКТ ЗЕД?

У своєму листі від 15.02.2012 №4621/7/15-3417-20 «Щодо зазначення коду УКТ ЗЕД у податковій накладній» податкова служба звертає увагу, що у податковій накладній слід вказувати виключно код УКТ ЗЕД, вказаний у вантажній митній декларації, якою були оформлені такі товари при їх ввезенні.
А взагалі довідник кодів УКТ ЗЕД затверджено Законом України «Про митний тариф України» від 05.04.2001 №2371-III.

Як дізнатися код УКТ ЗЕД, якщо податкова накладна виписується на передоплату, а товар фактично ще не імпортовано та на руках немає ВМД?

Тут існує один єдиний вихід - дізнатися якомога більше характеристик товару та скористуватися довідником кодів УКТ ЗЕД. Докладніше про це читайте тут.

Що робити, коли ви отримали неправильно заповнену податкову накладну або накладну не зареєстровану в Єдиному реєстрі податкових накладних або постачальник взагалі відмовляється надати податкову накладну?

В цьому випадку є тільки один вихід. Пунктом 201.1 Податкового кодексу передбачена можливість отримувача товарів подати на свого постачальника скаргу, яка додається до звітної податкової декларації з ПДВ. До заяви додаються копії чеків або інших документів, що підтверджують факт оплати або поставки товарів. Лише така скарга надає отримувачу товарів чи послуг право на податковий кредит без наявності оригіналу податкової накладної.

Яким чином подати підтверджуючі документи до додатку 8 (скарги), якщо декларація подається в електронному вигляді?

Документи, які підтверджують оплату податку на додану вартість у складі передоплати або факт отримання товарів чи послуг треба подати до канцелярії податкової служби. Слід зазначити, що треба вкластися у граничні строки подання декларації з ПДВ. Інакше, податкова служба буде мати всі підстави зняти податковий кредит, сформований без оригіналів податкових накладних на підставі поданої скарги.

На якій мові вказувати назву товару у податковій накладній?

У листі від 16.02.2012 №4809/7/15-3417-26 «Щодо зазначення назви товару у податковій накладній» державна податкова служба звертає увагу, що назви товарів у номенклатурі податкової накладної повинні вказуватися виключно на державній мові. Виключенням є лише випадки неможливості перекладу з іноземної мови торгової марки або назви товару на державну мову. Тому з метою збереження ідентифікації товару в податковій накладній в графі 3 "Номенклатура товарів/послуг продавця" допускається зазначати назву торгової марки, назву товару та у вигляді абревіатури номенклатуру товару без перекладу його на державну мову.

Як відобразити знижку на товар чи послугу у податковій накладній?

Надання знижки ніяк не відображається у податковій накладній. У ній зазначається виключно кінцева сума з урахуванням знижки.

Які податкові накладні підлягають реєстрації у Єдиному державному реєстрі податкових накладних?

Реєстрації у Єдиному реєстрі податкових накладних підлягають наступні податкові накладні (пункт 11 Підрозділу 2 Перехідних положень Податкового кодексу):

1. ПН, сума податку на додану вартість яких перевищує 10 тис.грн.
2. ПН, виписана при здійсненні операцій з постачання підакцизних товарів та товарів, ввезених на митну територію України (незалежно від суми ПДВ у такій податковій накладній).

Яка відповідальність чекає на платника ПДВ за неправильне заповнення податкової накладної?

На платника ПДВ, який виписав податкову накладну може чекати адміністративна відповідальність за порушення встановленого порядку ведення податкового обліку, передбачена статтею 163-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення (до 170 грн.).
А ось отримувач товарів, у разі якщо у податковій накладній будуть відсутні або неправильно заповнені обов’язкові реквізити, передбачені пунктом 201.1 ПКУ, або податкова накладна (у разі необхідності) не буде зареєстрована у Єдиному реєстрі податкових накладних може втратити право на податковий кредит. Єдиний спосіб для отримувача товарів чи послуг уникнути покарання, подати скаргу на свого постачальника.