Змінився главбух: що робити з електронним цифровим підписом в «MEDoc»

У кожного підприємства може виникнути ситуація, коли по тій або іншій причині змінюється головний бухгалтер. У тій суєті, яка виникає в подібній ситуації, керівництво і новий головний бухгалтер часто забувають переоформити електронний цифровий підпис (далі - ЕЦП). В результаті - неможливо підписувати звіти в електронному вигляді, реєструвати податкові накладні в єдиному реєстрі і т. д. А якщо підприємство все ж скористається ЕЦП вже звільнився головного бухгалтера, то при виявленні цього факту контролюючими органами це буде розглядатися як посадовий злочин і всі документи, підписані таким чином, втратять юридичну силу. Про те, як правильно переоформити ЕЦП за допомогою програмного комплексу «MEDoc» піде мова в статті.
   

   Євген САЗОНОВ, консультант «Б & К»

   

   У цій статті ми розповімо, які дії потрібно зробити для переоформлення ЕЦП головного бухгалтера, якщо формування та відправка звітів відбуваються за допомогою програмного комплексу «MEDoc», а ЕЦП переоформляється в ТОВ «Український сертифікаційний центр».

   

   Перш за все, вам буде потрібно переоформити ЕЦП головного бухгалтера в ТОВ «Український сертифікаційний центр». Якщо термін дії сертифіката становить менше ніж півроку, поточну ЕЦП можна анулювати, так як вартість переоформлення сертифікату дорівнює піврічний вартості ЕЦП.

   

   Але для початку ми хочемо звернути вашу увагу на законодавче регулювання цього питання.

    

   Законодавчий аспект

   

   Так, у ст. 7 Закону України «Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р. № 852-IV встановлено, що підписант зобов'язаний своєчасно надавати центру сертифікації ключів інформацію про зміну даних, відображених у сертифікаті ключа.

   

   А в п.п.5.3.2 Наказу Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації Служби безпеки України від 10.05.2006 р. № 50 встановлено, що при виникненні необхідності зміни даних, зазначених у сертифікаті, акредитований центр може здійснити переоформлення сертифікату підписувачу із використанням попередньо засвідченого відкритого ключа підписувача у разі, якщо відповідний йому особистий ключ не був скомпрометований.

   

   У додатку 2 до Договору про забезпечення електронного документообігу з органами ДПС засобами телекомунікаційного зв'язку зазначаються анкетні дані платника податку, зокрема, дані керівника та бухгалтера підприємства. У разі зміни одного з підписантів в ДПС потрібно надати нові особисті відкриті ключі на магнітному носії, а також у роздрукованому вигляді протягом трьох робочих днів після проведених змін. У разі неподання платником податків нового посиленого сертифіката (сертифікатів) відкритого ключа замість скасованого ДПС має право розірвати договір в односторонньому порядку.

   

   Такі ж відомості необхідно подати і у всі інші органи, з якими у підприємства укладено договори про електронний документообіг.

    

   Переоформлення ЕЦП за допомогою «MEDoc»

   

   Тепер розглянемо процедуру переоформлення ЕЦП. Для переоформлення ЕЦП головного бухгалтера, від сертифікованого центру потрібно отримати сертифікат закритого ключа ЕЦП. Як це зробити. В сервісний центр потрібно подати пакет документів: копії паспортних даних та ідентифікаційного коду нового бухгалтера, а також наказ про його призначення на посаду. У фахівця центру необхідно взяти рахунок-фактуру на «Перевидачу 1 Сертифікату у зв'язку з кадровими змінами реквізитів», а потім за допомогою програми «MEDoc» створити картку реєстрації електронних заявок на посилений сертифікат підписувача ЕЦП.

   

   Для цього заходимо в програму, в головному меню вибираємо «Адміністрування → сертифікати → Заявка на Сертифікат» і натискаємо на кнопку «Створити запис» (рис. 1).

   

   

У вікні «Формування заявок на Сертифікат» необхідно погодитися з умовами договору, поставивши ознака в полі «ПОГОДЖЕНО з Вимоги угоди», і натиснути на кнопку «Далі».

   

    Потім програма запропонує заповнити поля «П.І.Б уповноваженої особи», «Телефон уповноваженої особи» і «парольного Діалог». Дані, введені в останнє поле, необхідно запам'ятати, так як ця комбінація знадобиться в разі блокування сертифіката ключів. Також необхідно вибрати тип цікавить нас заявки і натиснути на кнопку «Створити» (рис. 2).

   

   

У програмі автоматично буде сформована заявка. У заявці частина реквізитів буде заповнена наявними в програмі даними. Залишилася ж частина даних необхідно буде внести вручну, а саме:

   

    - Ідентифікаційний код;

    - П. І. Б. підписувача;

    - Область;

    - Електронну адресу.

   

    Після того як всі обов'язкові поля заявки заповнені, скористаємося закладкою «Протокол перевіркі», яка знаходиться в нижній частині вікна. Натиснувши на цю закладку, можна побачити поточний стан заявки (рис. 3).

   

   

Потім необхідно натиснути на закладку «Наступні дії» і клацнути мишкою по активній рядку «Згенеруйте заявку и секретний ключ» (рис. 4).

   

   

У вікні «генерація заявки« Бухгалтер »введемо пароль, вкажемо шлях збереження заявки та секретного ключа, після чого натиснемо на кнопку« ОК »(рис. 4). У зазначеній нами папці сформується два файли, які мають розширення «pck» і «sk». Файл розширення «pck» - це відкритий сертифікат ключа ЕЦП, а файл розширення «sk» - це закритий сертифікат ключа ЕЦП. Також зауважимо, що введений пароль у вікно «генерація заявки» буде в подальшому використовуватися для підтвердження автентичності власника закритого сертифіката ключа ЕЦП.

   

   Залишилося роздрукувати сформувалася заявку і завірити її підписом і печаткою підприємства. Файл з розширенням «pck» потрібно зберегти на електронний носій і разом з пакетом необхідних документів надати фахівцеві сертифікованого центру ключів, який на основі зазначеного файлу згенерує сертифікат у форматі «crt». Цей сертифікат необхідний для активації ЕЦП.

   

   Звертаємо увагу, що сертифікат у форматі «crt» буде згенеровано на решту строку попереднього сертифіката бухгалтера. Також хочемо вас попередити, що в разі втрати або пошкодження цілісності файлу сертифіката, який згенерує фахівець сертифікованого центру, сертифікат повторно не видається, і щоб його знову згенерували, потрібно буде сплатити ще один рахунок-фактуру.

   

   Після отримання нового сертифіката потрібно видалити старий сертифікат з програми. Для цього в головному меню вибираємо «Адміністрування → сертифікати → Встановлені сертифікати». Виділяємо старий сертифікат і клацаємо по ньому правою кнопкою мишки і в меню вибираємо варіант «Відклікаті» (рис. 5). У новій закладці відкриється документ «Z0100301» - це заява про відкликання сертифікату відкритого ключа, в якому потрібно вказати причину відкликання (рис. 6). Далі в нижній частині вікна натискаємо на закладку «Наступні дії» і проводимо наступні дії: перевіряємо звіт на помилки; передаємо звіт на підпис; подаємо звіт в сертифікованій центр (рис. 6).

   

   

   
   Після того як ми відправили заявку про відкликання старого сертифікованого ключа, потрібно повернутися на закладку «Управління сертіфікатамі» і натиснути на кнопку «Додати Сертифікат». У вікні, вказати шлях до виданого фахівцем сертифікованого центру сертифікату і натиснути на кнопку «Відкрити».

   

    Програма додасть новий сертифікат до вже наявних сертифікатам, виданим на директора і печатку підприємства. На цьому процедура переоформлення ЕЦП для нового бухгалтера в програмі «MEDoc» вважається закінченою, оскільки ми виробили всі необхідні для цього дії.

   

    Сподіваємося, що наша стаття допоможе багатьом підприємствам перестати боятися процесу переоформлення ЕЦП, так як в цій процедурі немає нічого складного. За допомогою цього матеріалу можна переоформити ЕЦП не тільки для бухгалтера, але і для директора підприємства, тому що процедура переоформлення ЕЦП для директора відрізняється тільки комплектом подаються в сертифікований центр документів.

   
   Журнал "Бухгалтер&Компьютер"